ORÇAMENTO DE TI 2016: Conheça a TI, comece do “zero”

CONTEXUALIZAÇÃO: CRISE E REDUÇÃO ORÇAMENTÁRIA DA TI.

O último trimestre do ano nas organizações geralmente é marcado pelo início das atividades de planejamento orçamentário para o próximo período. Em 2015, dado o cenário econômico, uma das áreas que está sofrendo como nunca para planejar seu orçamento é a TI. Segundo a matéria “Corte de gastos chega ao departamento de TI das companhias”, publicada recentemente pelo jornal Valor Econômico, a projeção do crescimento dos gastos com tecnologia para esse ano em relação a 2014 já sofreu uma revisão significativa de 5,6% para 2,8%. Para 2016 os números continuam pessimistas. Grandes empresas do cenário global e nacional estão planejando reestruturações e reduções dos gastos em TI. Se você está lendo esse post, provavelmente está preocupado com isso também. Alguns de nossos clientes, inclusive, já estão recebendo diretrizes claras da alta gestão para buscarem reduções na casa de 20% a 30% nos gastos em TI para o próximo ano.

QUANTAS VEZES AO DIA VOCÊ OUVE: “A TI PRECISA ENTREGAR VALOR AO NEGÓCIO ”?

Algumas consultorias norte-americanas como o Gartner®, por exemplo, estimam que a proporção dos gastos estratégicos com TI está se aproximando ao cenário abaixo:

Fonte: Adaptado pelo autor a parti de IT Key Metrics Data (Gartner, 2012)

A maior proporção do orçamento de TI, de fato, está voltada para a sustentação do negócio – gastos necessários para garantir o funcionamento dos serviços básicos da TI. As outras parcelas estão voltadas para iniciativas que buscam a otimização dos processos de negócio, a fim de habilitar maior escalabilidade (o crescimento orgânico do negócio) e também, a transformação do negócio – que inclui as iniciativas voltadas para a migração do modelo tradicional aos novos modelos de negócios digitais e inovações com potencial disruptivo. Até 2020, estima-se que a parcela dos gastos provisionados para “sustentar o negócio” reduzirá significativamente para algo em torno de 30% – o que, em termos orçamentários, habilitará maiores investimentos nas outras duas categorias.

TESTE-SE! Antes de continuar a leitura, faça esse exercício bem simples: em ordem de grandeza, estime qual a proporção do orçamento de TI de sua organização é destinada a essas categorias. Se você não conseguir responder a esse exercício em menos de 10 minutos, continue lendo esse post, por favor.

O PARADOXO DA TI: REDUZIR CUSTOS E, AO MESMO TEMPO, MELHORAR A EFICIÊNCIA

Você já deve ter se deparado várias vezes com esse questionamento: como melhorar o retorno sobre os investimentos e otimizar o uso da TI se todo ano o gasto com a operação aumenta e o orçamento reduz?

Com um orçamento restrito no ano, a primeira equação que pode ilustrar a solução desse problema é a redução dos custos operacionais (OPEX) e o desenvolvimento de novas iniciativas (CAPEX) – que muitas vezes visam otimizar os gastos em TI. Porém, na prática, isso não é tão simples. Se pudéssemos generalizar e sintetizar o problema, o que geralmente observamos está nas duas situações a seguir:

1. Gasta-se mais com a operação do que o previsto no início do ano e, com isso, não sobram recursos para o desenvolvimento das iniciativas estratégicas e estruturantes da TI – que estavam planejadas justamente para reduzir os custos e aumentar o resultado da organização;
2. Executam-se mal os investimentos (CAPEX) e, com isso, o custo com a operação para sustentar uma implementação malsucedida continua aumentando em relação ao período anterior.

Fonte: Elaborado pelo autor

O atingimento das metas orçamentárias se torna possível quando os pontos acima estão equalizados: tanto a estabilidade dos serviços básicos, que leva à maior assertividade dos gastos com OPEX quanto a maturidade da gestão e entrega de projetos, que leva à maior assertividade dos gastos com CAPEX (e otimiza o OPEX).

Porém, as coisas continuam não sendo tão simples. Em organizações onde a TI é vista apenas como um centro de custos, os cortes atingem inclusive o orçamento daqueles CIOs que já estão com a operação estável – a pressão será cada vez mais por “fazer mais com menos”.

Partindo da premissa que em um cenário de crise os cortes serão feitos, estamos dispostos a ajudar a ilustrar que sempre há uma forma de equalizar seus gastos.

ORÇAMENTO TRADICIONAL: NÃO COMETA OS MESMOS ERROS DO (ANO) PASSADO

Você se lembra da pergunta do início do post? Se você não conseguiu responder, não se assuste. A resposta para isso não é trivial. Iremos lhe ajudar a começar a buscar esse raciocínio.

Geralmente, salvo a saúde financeira da empresa, o orçamento da TI é baseado em uma estimativa histórica somada a uma correção econômica e a novos investimentos – o que nos leva a uma tendência acumulativa, certo? Nesse cenário, ano a ano o orçamento está ficando mais caro. Dado o desconhecimento do cenário futuro, geralmente as estimativas tendem a ser maiores do que a real necessidade de capital para um determinado período de tempo. Veja a figura abaixo:

Fonte: Elaborado pelo autor

Nesse cenário, “sobrar dinheiro” frente ao orçamento provisionado é quase tão ruim quanto “faltar dinheiro”. Ilustramos abaixo as duas situações:

FALTAR = FOCO APENAS NA OPERAÇÃO

SOBRAR = DISPÊNDIOS DESNECESSÁRIOS

Todas aquelas iniciativas que iriam otimizar a operação, expandir e transformar o negócio são deixadas de lado. A TI não consegue efetivar as ações estratégicas da companhia. O foco é apenas na operação do negócio.

Geralmente percebe-se muito tarde que “sobrará dinheiro” no orçamento vigente – em média, próximo do último trimestre. Nesse momento, já não há mais tempo hábil para desenvolver todas as iniciativas estratégicas que iriam otimizar a operação, expandir e transformar o negócio. É nessa hora que os dispêndios desnecessários acontecem. Para justificar o orçamento vigente e não sofrer redução do valor que será provisionado para o próximo ano, muitas vezes gasta-se o saldo remanescente com algo que não está necessariamente alinhado aos objetivos estratégicos da companhia.

“CONHEÇA A TI, MESMO! ”

Para conhecer a TI, mesmo, convidamos você a mergulhar em sua estrutura de custos. Tente consolidar os gastos da TI nas seguintes categorias: pessoal, hardware, software, telecom e IT services. Caso queira, pode detalhar os gastos em mais categorias. Agora que temos uma categorização básica de seus gastos, cruze-os com seus processos e projetos vigentes. Se necessário, distribua esse trabalho também para os outros gerentes de sua área.

Fonte: Elaborado pelo autor

Uma vez que temos o cruzamento das principais rubricas do orçamento da TI orientadas aos projetos e aos processos, as oportunidades de otimização de custos começam a saltar aos olhos. Por exemplo:

1. Por que gastamos mais “Hardware” com o processo B do que com o A? O processo B nem é estratégico para a empresa. Sobrevivo sem ele!

2. Por que estamos gastando “Pessoal” com o projeto A? Achei que esse projeto estava 100% implementado. Se esse gasto for de manutenção da aplicação desenvolvida, podemos terceirizar esse serviço a um custo menor?

3. Por que já gastei 50% a mais do que o planejado com o projeto B? Ele continuará sendo estratégico para o próximo ano? Continuamos o desenvolvimento dessa ferramenta ou compramos uma ferramenta pronta? Qual o custo disso? Tenho garantia de quantos anos na aquisição?

4. Por que estamos gastando 1.000 licenças no software de CRM que suporta o processo A? Reduzimos o FTE desse processo em 2013. Precisamos apenas de 350 licenças.

E até (não se assuste):

5. Por que estou gastando com esse software? Não preciso mais dele.

A Bridge Consulting® vem entregando resultados consideráveis na implementação de ações estruturantes em seus clientes. A partir de uma metodologia própria para a reavaliação dos gastos da TI, essas ações integram e engajam todos os agentes tomadores de decisão no processo orçamentário da área, resultando em estratégias de execução de um planejamento financeiro mais próximo da real necessidade da TI – não levando em conta apenas informações históricas. Além disso, esse trabalho gera diversas alternativas de otimização de custos observadas a partir das oportunidades de implantação de melhores práticas de mercado e da expertise da Bridge nos segmentos que atua. Para saber mais sobre o assunto, assista ao nosso webinar “Orçamento de TI 2016: tendências e desafios em tempos de crise”.