Gerenciamento do programa de automatização de processos do Departamento Pessoal

Reduzindo perdas financeiras com automação de atividades manuais

O programa gerou economia de 1,7MM/ano com a eliminação de erros manuais do processo, 100% de confiabilidade do processo de folha de pagamento e pagamento de VT e redução de 30% de horas trabalhadas pelo time do DP em processos operacionais.

O Desafio

O programa desenvolvido pela área de Tecnologia da Informação (TI) para o Departamento Pessoal (DP) do cliente foi fundamental na modernização e otimização dos processos do DP. Anteriormente, o DP enfrentava desafios significativos devido à realização manual de inúmeros processos, utilizando planilhas. Isso não apenas consumia um tempo considerável, mas também aumentava a probabilidade de erros manuais, que ocorriam periodicamente.

Com a implementação deste programa, foram realizadas diversas iniciativas que impactaram positivamente as operações do DP.

Automatização do processo da folha de pagamento pelo CPF: Esta iniciativa simplificou e agilizou o processo de processamento da folha de pagamento, reduzindo o tempo necessário para realizar essa tarefa complexa.
Simulador de compras de vale transporte (VT): O desenvolvimento deste simulador permitiu identificar e contabilizar inconsistências nas compras de vale transporte, proporcionando uma gestão mais eficiente e precisa deste benefício para os colaboradores.
Automatização da segregação dos valores pagos de VT por centro de custo: Esta automatização facilitou a segregação e contabilização dos valores pagos de vale transporte por centro de custo, proporcionando uma melhor visibilidade e controle financeiro.
Automatização do retrocálculo da folha de pagamento: Esta iniciativa simplificou o processo de retrocálculo da folha de pagamento, garantindo maior precisão e agilidade na correção de eventuais erros.

Atuamos com um papel de integração e gestão do programa, através de mapeamento de riscos, facilitando a comunicação entre as áreas de TI e DP, e monitoramento dos prazos e entregas de cada iniciativa. Isso tem garantiu uma implementação bem-sucedida das soluções desenvolvidas, de modo que as necessidades e expectativas do DP sejam atendidas de forma eficiente.

Empresa: Americanas

Setor: Varejo

Porte: Grande

Sede: Rio de Janeiro - RJ

Nossa abordagem

Passo 1

Estabelecimento das principais cerimônias e ferramentas para acompanhamento da evolução do programa.

Passo 2

Acompanhamento da implementação das iniciativas do programa.

Passo 3

Monitoramento do processo de operação assistida das iniciativas do programa.

Ferramentas utilizadas

MS Project
para Gestão do Programa e dos Projetos

SAP
ferramenta utilizada para automatização das informações

Resultados obtidos

Aumento de produtividade

Redução de custos

Aumento de confiabilidade

Através de nossa expertise nas disciplinas de gestão de projetos, conseguimos impulsionar a implementação deste programa, proporcionando um planejamento preciso, uma visão clara dos riscos e prazos, além de facilitar uma comunicação eficaz entre todas as áreas envolvidas. Com isso, conseguimos superar obstáculos e garantir a entrega bem-sucedida das iniciativas, gerando modernização e automatização nos processos do DP, trazendo aumento de produtividade e redução de custos.

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