Análise de requisitos por processos de negócio: estamos fazendo certo?

Em um cenário cada vez mais dinâmico e com transformações contínuas, buscar entender claramente os objetivos e processos de negócio, além de compreender o ambiente organizacional, tornam-se pontos críticos no levantamento de requisitos para o desenvolvimento de sistemas de informação.

Para garantir a competitividade no mercado é determinante que as empresas inovem e reformulem os seus processos frequentemente e sejam capazes de adaptar os seus sistemas de informação aos novos cenários no menor tempo possível,  sem impactos negativos para a operação. Mas, como desenvolver um sistema de informação habilitador do negócio e capaz de se adaptar às constantes mudanças no processo?

A utilização de sistemas de informação dentro das organizações tem como objetivo apoiar os seus processos de negócio através do processamento de um grande volume de informações, aumenta o controle das informações, entre outros fatores já conhecidos. No entanto, os usuários não estão interessados no software propriamente dito e sim nos resultados positivos gerados a partir de sua utilização. De acordo com o Chaos Manifesto 2013, o alinhamento e definição clara dos objetivos do negócio estão entre os principais fatores de sucesso nos projetos. Dessa forma, na fase de levantamento de requisitos é necessário entender o contexto organizacional no qual o software será inserido, para que o sistema  reflita as necessidades do negócio e atenda as expectativas dos usuários.

Um bom começo para o entendimento dos requisitos é a análise do modelo de negócio da organização. O modelo de negócio leva em consideração os processos de negócio, a execução destes, suas metas, stakeholders envolvidos, os eventos que disparam o início das atividades e as localidades onde a organização atua. Questionamentos derivados do método administrativo 5W2H, como: Quem?, Onde?, Como?, Quando? e Por que? auxiliam na elicitação de requisitos orientados a processos e na busca por todas as funções que o sistema deve realizar para atender as necessidades dos usuários (requisitos funcionais) e suas restrições (requisitos não funcionais) como pode ser visto na figura abaixo:

Figura 1. Aspectos envolvidos em um modelo de negócio (Adaptado, KNIGHT, 2004).

Modelar o processo atual (AS IS) e o processo futuro (TO BE) identificando gaps e oportunidades de melhoria junto ao usuário é um método que, em conjunto com a análise do modelo de negócio apresentado acima, promove maior alinhamento do sistema que será desenvolvido com os requisitos do negócio. Reduz-se, assim, a quantidade de retrabalho e a insatisfação do usuário com a solução implementada. No entanto, mesmo com interações frequentes com o usuário para a modelagem dos processos, torna-se necessária também a validação permanente dos processos modelados e dos requisitos levantados. Essa é uma prática fundamental para o sucesso dos projetos, visto que uma falha nessa etapa pode comprometer a performance da solução proposta.

Um dos grandes grupos varejistas do Brasil, motivado pela necessidade de se adequar à lei Sarbanes-Oxley, automatizou um processo crítico do negócio que envolve a aprovação de verba para investimentos.  O processo antes realizado através de folhas de papel, foi incorporado a uma ferramenta com workflows de aprovação, o que garantiu a agilidade na aprovação dos investimentos. Para isso, foi necessário compreender o contexto no qual o grupo empresarial estava inserido, ou seja, a dinâmica do varejo e seus objetivos de negócio para redesenhar e automatizar o processo, promovendo a redução de até 80% no tempo de execução do processo e aumentando o controle das atividades.

Portanto, para garantir que o desenvolvimento de sistemas reflita as necessidades do negócio e que sejam capazes de suportar os processos ao longo das constantes mudanças, é necessária uma combinação de atividades:

1. Entendimento claro do modelo de negócio no qual a organização está inserido.

2. Análise prévia  dos processos de negócio envolvidos. Se possível, rodar uma avaliação de melhoria de processos antes de levantar requisitos de automação (As Is – To Be).

3. Relacionar todo requisito (funcional e não funcional) a uma atividade de processo modelado. Nenhum requisito deve ser codificado se não tiver um vínculo direto com uma atividade do processo.

4. Manter uma rotina de gestão do processo íntegra, sempre conduzindo análises em conjunto TI & Negócio. Nenhuma alteração em processo deve ser feita sem envolvimento da TI e nenhuma alteração em sistema deve ser feita sem um representante do processo de negócio!

Dicas como essas são úteis para que a gente tenha cada vez mais o uso adequado dos sistemas de informação, alinhados aos processos empresariais.

Veja também:

[Blog] TI com papel fundamental no desempenho dos processos de negócio

[Webinar] Gestão de Processos e Serviços de TI segundo ITIL