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Após definir a estratégia de uma organização para determinado ano, é preciso materializar o atingimento dos objetivos estratégicos por meio de programas e projetos que irão direcionar a utilização dos recursos financeiros, humanos e tecnológicos.

Nesse momento, é comum percebermos uma complexidade maior na estruturação do portfólio das áreas de tecnologia visto que, atualmente, grande parte dos projetos abarcam alguma – ou muita – necessidade tecnológica. Conciliar as necessidades das áreas de negócio com as da própria área de tecnologia torna-se um desafio.

Em paralelo, não podemos esquecer que as demais áreas também enfrentam desafios particulares a sua atuação. Frequentemente, vemos uma grande dificuldade relacionada ao desdobramento da estratégia para a concepção de um portfólio de projetos bem estruturado, bem como para gestão das demandas do dia a dia.

Iniciativas surgem de camadas operacionais, olhando para dores pontuais sem necessariamente estarem na direção dos objetivos pretendidos, e de camadas de diretoria, desconsiderando, muitas vezes, dores e limitações operacionais.

Nesse contexto, muitos gestores se perguntam: “como priorizar o meu portfólio de maneira estruturada frente a tudo o que queremos fazer?”.

A boa notícia é que o SAFe® (Scaled Agile Framework®) nos ajuda a estabelecer o cascateamento da estratégia para o nível tático e operacional.

Com uma abordagem baseada no Lean, o SAFe® possui três pilares fundamentais que se integram no desdobramento da estratégia para a construção e gestão de um portfólio ágil. São eles:

Fonte: ® Scaled Agile, Inc.

Em termos práticos, o Lean-Agile visa maximizar a entrega de valor por meio da entrega contínua e baseado em um orçamento Lean que se ajusta de forma dinâmica.

Vamos entender como funciona na prática?

Estabeleça uma equipe com as competências certas para construção do portfólio

A composição do Portfólio de Programa e Projetos não deve ser feita de forma isolada. Muitas organizações não buscam envolver as pessoas certas nesse processo e acabam priorizando uma visão em detrimento de outra.
Apesar da estratégia ser estabelecida pelos executivos de uma organização, a construção do portfólio deve incluir diversos níveis hierárquicos e expertises para torná-lo o mais aderente possível à realidade do negócio.

Desdobre a estratégia
em temas estratégicos

Definida a equipe, é importante desdobrar a estratégia em grandes temas que guiarão o portfólio. Os temas devem refletir os objetivos de negócio que irão proporcionar o atingimento da estratégia e possuir uma clareza organizacional que habilite a geração de valor e os resultados esperados.
Os temas ajudam a influenciar as escolhas de soluções, parceiros, atividades, segmentação de clientes e outros elementos de negócio. A partir dos temas, pode-se entender quais são os épicos necessários para atingimento da visão, auxiliando a tomada de decisão do Backlog do Portfólio.

Crie uma visão de
Roadmap do Portfólio

A visão de roadmap irá ajudar a visualizar a duração de cada uma das iniciativas e seus épicos, trazendo de forma visual os grandes marcos.
O Roadmap do Portfólio alimenta o Roadmap das Soluções e Projetos de forma viva e bidirecional. Dessa forma, o Roadmap do Portfólio também recebe informações do Roadmap das Soluções e se atualiza constantemente.

Estabeleça o Backlog

O Backlog do Portfólio ajuda a gerenciar as iniciativas e seus épicos. De forma a trazer visibilidade e simplicidade, pode ser gerenciado por um sistema Kanban. A gestão desse portfólio deve ser centralizada e a equipe responsável pela gestão deve acompanhar o avanço junto às equipes de soluções e demais partes interessadas.
Para priorizar o backlog, o SAFe® utiliza o método WSJF (Weighted Shortest Job First), que busca obter o maior benefício econômico avaliando o custo do atraso de uma iniciativa pelo trabalho necessário.
portfólio de projetos cost of delay
Fonte:  Calculating the relative Cost of Delay – ® Scaled Agile, Inc.
portfólio de projetos WSJF
Fonte: A formula for relative WSJF – ® Scaled Agile, Inc.

Faça Planejamentos Integrados (PI Planning)

Para conseguir a agilidade organizacional desejada, pode-se estabelecer períodos para a priorização e planejamento das atividades, como bimestral ou trimestral, por exemplo, a depender do dinamismo da organização.

Esse planejamento integrado periódico ajudará no alinhamento com as equipes e demais partes interessadas para compartilhamento da visão e prioridades do ciclo. Do ponto de vista do SAFe®, o PI Planning é um dos pontos cruciais para uma boa gestão de portfólio.

Neste momento, é possível planejar a capacidade das equipes e fornecer insumos para os refinamentos posteriores. Também é um momento propício para entender e relacionar as dependências do trabalho entre as equipes.

Como resultado deste planejamento, temos o planejamento do próximo incremento de trabalho, destacando as datas de entrega, dependências e marcos relevantes, limitando o trabalho em andamento (Work in Progress – WIP) e pactuando os objetivos globais e objetivos dos times.

Conclusão

Apesar de conceitualmente simples, gerir portfólio é um grande desafio para as organizações. Sabemos que conseguir manter as metodologias e os acordos firmados requer um exercício diário dos gestores.

Entretanto, organizações que conseguem estabilizar os seus processos relacionados ao tema ficam mais próximas do atingimento de sua estratégia, tendo flexibilidade para adaptar em ciclos preestabelecidos e maior previsibilidade na atuação de suas equipes.

Lembre-se: o envolvimento das pessoas certas na construção do portfólio, processos e métodos aderentes à realidade da organização, dinâmicas de construção do portfólio e planejamento do ciclo ajudarão na promoção de visibilidade e colaboração organizacional.

A Bridge & Co. atua na construção e gestão de portfólio, bem como na condução de cerimônias e planejamento para áreas de tecnologia e negócio. Se o assunto te interessou, contate um dos nossos especialistas.

FALE COM UM DOS NOSSOS ESPECIALISTAS

É Sócia-Executiva da Bridge Consulting, formada em Engenharia de Produção pela UFRJ e certificada como Scrum Master, Product Owner, Scrum Foundation e ITIL®. Atualmente, é responsável por gerenciar contas de grande porte em organizações públicas e privadas, possuindo experiência em projetos de transformação ágil, melhoria de processos de negócios, gestão de serviços de TI e transformação digital.

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