Priorização de projetos: por que e como fazer?

Para responder as frequentes necessidades de mudança e surpreender a concorrência, muitas empresas têm buscado aplicar métodos de priorização de projetos que ajudam a tornar sua gestão mais efetiva. Com isso, a possibilidade de atrasos e de gastos além do previsto é reduzida.
Um artigo da HBR de 2018 traz dados sobre transformação e melhoria de desempenho das organizações. Segundo o artigo, 85% das empresas tiveram projetos transformadores nos últimos 10 anos, mas, ao mesmo tempo, 75% dessas mudanças não trouxeram uma melhoria de desempenho para as organizações. Dentre os fatores apontados estão a falta de mudança de mindset dos líderes e de priorização de iniciativas que gerem resultado.
Vamos considerar um conjunto de projetos e recursos limitados:

como permitir que as organizações foquem em resultados e em entregar valor de forma rápida para o cliente em meio a tantos projetos a serem desenvolvidos ao mesmo tempo?

como gerenciar o desenvolvimento de inúmeros projetos em paralelo mantendo prazos e orçamentos previstos? 

As equipes de TI convivem com o desenvolvimento de diversos projetos ao mesmo tempo e é comum surgirem equipes compartilhadas. Uma das formas de evitar que isso se transforme em um caos diz respeito à priorização de projetos. Nesse sentido, definir um modelo e critérios de priorização é o primeiro passo para alcançar o sucesso na gestão de diversas iniciativas. Como resultado disso, temos a definição do que deve ser desenvolvido primeiro, considerando as necessidades dos usuários e os objetivos do negócio.
Alguns métodos e modelos podem ser utilizados para priorizar o que deve ser feito pela equipe de TI. Dentre eles está o framework chamado “Hierarquia do Propósito” apresentado pela Harvard Business Review (HBR), que apresenta cinco passos para priorizar projetos:

1. Propósito: Qual o propósito da organização e como o seu objetivo é melhor perseguido? Qual é a visão estratégica que suporta esse objetivo?
2. Prioridades: De acordo com o objetivo e a visão definidos inicialmente, o que é mais importante para a organização agora e no futuro?
3. Projetos: Baseado no que já foi definido até aqui, quais projetos são mais estratégicos e devem ter recursos alocados? Quais projetos estão alinhados com os objetivos, visão e prioridades da empresa? Quais devem ser interrompidos ou cancelados?
4. Pessoas: Agora que já sabemos os objetivos estratégicos e os projetos a serem realizados, quem são as pessoas que devem executar esses projetos?
5. Performance: Quais são as metas que, relacionadas aos resultados, medirão o desempenho real e a criação de valor para o cliente?

Neste mesmo artigo da HBR, é apresentado que empresas que utilizam métodos de priorização de projetos são capazes de reduzir seus custos em cerca de 15% à medida que atividades menos vitais são cortadas e esforços duplicados são consolidados.

Em linha dos passos apresentados, a Bridge propõe um modelo mais estruturado e com diretrizes do que deve ser feito para cada projeto listado. A primeira etapa do modelo é de determinação dos critérios de relevância dos projetos para a organização. Podemos citar os seguintes exemplos de critério: risco, recursos, expertise, tecnologia, urgência e meta organizacional.

É importante separar os critérios em dois grandes grupos, que são: Exequibilidade e Relevância Estratégica. Ambos os grupos devem ser preenchidos de acordo com o que cada empresa enxerga como sendo importante estrategicamente.

Durante o levantamento dos principais critérios que apoiam a tomada de decisão, fica evidente que uns são mais importantes do que outros, por isso deve-se atribuir pesos a cada um deles. Esses pesos auxiliam na montagem da matriz “Exequibilidade x Relevância Estratégica”, onde os projetos são posicionados. Dependendo do quadrante em que o projeto for posicionado, a organização deve tomar certa decisão, conforme mostrado a seguir: 

Projetos de baixa Exequibilidade e de alta Relevância Estratégica, por exemplo, devem ser posicionados no 2º quadrante da matriz acima, ou seja, projetos de pouca urgência e de escopo pouco detalhado, mas muito importantes para o atingimento de objetivos organizacionais devem ser executados. Da mesma forma, pode-se analisar os demais quadrantes, onde alguns projetos devem ser acelerados e iniciados o quanto antes (mais prioritários), outros devem ser monitorados até atingirem uma relevância estratégica maior e alguns devem ser descartados. Projetos que forem posicionados na linha média entre Exequibilidade e Relevância Estratégica precisam ser avaliados separadamente para fazer parte de algum dos outros quadrantes.

Podemos, portanto, posicionar os projetos trazidos pelas áreas da organização nos quadrantes da matriz “Exequibilidade x Relevância Estratégica” de acordo com suas características. Ao amadurecer o modelo acima, outras variáveis podem ser adicionadas para uma análise mais complexa. Essa priorização ajudará as empresas a utilizarem melhor seus recursos e gerar mais valor para o negócio.

A fim de garantir uma gestão de projetos eficiente na sua organização, a Bridge Consulting possui um time especializado com atuação marcada pela excelência técnica e entrega de valor. Entre em contato e conte conosco para estruturar e/ou aprimorar sua gestão de projetos (contato@bridgeconsulting.com.br).

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Ditter Gertners é Engenheiro de Produção formado pela UFF e Coordenador do Bridge Academy. Tem expertise na área de gerenciamento de projetos e gestão ágil e é responsável pelo Centro de Excelência em Conhecimento da Bridge Consulting.

Tereza Mendes é Engenheira de Produção graduada pelo CEFET-RJ e consultora da Bridge Consulting. Com experiência em gestão de projetos e mapeamento de processos, atualmente atua na área de automatização de processos para clientes varejistas.