Qual o papel do PMO de TI – Parceiro, Coach, Auditor?

Em um ambiente empresarial cada vez mais competitivo e dinâmico, as organizações buscam constantemente reorganizar suas estruturas para que possam, dessa forma, ser mais ágeis e garantir seu espaço no mercado. Neste contexto, torna-se mandatório que as áreas de TI estejam sempre buscando ter uma estrutura organizacional capaz de suportar a agilidade e os parâmetros de qualidade demandados pelo negócio.

Porém, mesmo com a constante busca da área de TI por se organizar como um centro de excelência em entrega de serviços e soluções, pesquisas recentes mostram como a falta de estrutura formal para gerenciamento de projeto contribui para o descontentamento do negócio em relação à entrega da TI.

Em 2010 apenas 37% dos projetos de TI foram entregues com sucesso, ou seja, no prazo e custo planejados e com os requisitos funcionais atendidos. Apesar deste indicador ter aumentado ao longo dos anos, ele ainda representa uma fatia pouco significativa quando comparado com os projetos que falharam ou que foram mal sucedidos, ou seja, que não atenderam os requisitos funcionais demandados.

Segundo o Gartner (2009), 18% dos projetos de TI são entregues acima do custo planejado, 30% acima do tempo previsto, 19% apresentam qualidade abaixo do esperado e 33 % não possuem as funcionalidades demandadas. Esses números são reflexo da desestruturação, ou até mesmo da ausência do gerenciamento dos projetos de Tecnologia da Informação.

Neste contexto, a implantação de Escritórios de Projeto – PMO (Project Management Office) surge de forma a suprir a necessidade de centralização e padronização da gestão de projetos de TI. De acordo com a pesquisa PMI’s Pulse of the Profession, realizada em 2011, organizações de TI que possuem um Escritório de Projetos reportaram um aumento significativo de projetos entregues no prazo, no orçamento e alinhados com os objetivos e intenções do negócio.

Com o número de PMOs crescendo, aumentam também as expectativas depositadas pelo negócio. Por isso, é preciso ter clareza a respeito do papel desempenhado pelo Escritório de Projetos:

• PMO de TI como Parceiro e Coach

O principal objetivo do PMO de TI é reportar os resultados dos projetos de TI para que o negócio a reconheça como função vital da organização. Assim, ele assume papel de parceiro da TI nessa missão e, para que esta seja bem sucedida, o PMO deve auxiliar as demais áreas da TI na condução e no gerenciamento de seus projetos através de metodologias, orientações, capacitações e acompanhamento sistemático.

Seguindo esta lógica, o PMO também deve assumir um papel de coach, pois ele irá auxiliar os gerentes de projeto em todo o processo de Gestão de Projetos. Além disso, ele deverá ajudar na construção do conhecimento e das habilidades para melhorar a capacidade e qualidade das entregas, na detecção e aprimoramento dos processos de Gestão de Projetos ineficientes e na análise de indicadores de desempenho.   

• PMO de TI como Auditor

Muitas vezes, empresas que já possuem uma área de TI estabelecida costumam encontrar dificuldade na implantação de um PMO, pois seus profissionais enxergam esta nova “área” como forma de auditar o trabalho. Afinal, para que a metodologia seja seguida por todos os envolvidos deve haver um controle e uma cobrança por parte do PMO. De fato, em algum grau, o PMO é responsável por cobrar dos gerentes de projetos que os artefatos desenvolvidos para a gestão sejam preenchidos, que os indicadores de desempenho sejam coletados e principalmente, que as metas estabelecidas sejam alcançadas.

Para que este problema de diferentes visões e expectativas seja evitado, é de extrema importância que a ideia do Escritório de Projetos seja patrocinada pela alta direção e que o desenvolvimento da metodologia contemple a participação de todos os envolvidos no dia-a-dia da gestão de projetos de TI.

Portanto, diante do quadro apresentado é possível perceber que, para uma efetiva implementação do PMO de TI, é necessário que ele assuma múltiplos papéis. Ele precisa ser visto como parceiro, pois é o responsável por mostrar ao negócio o valor criado pela TI. Além disso, ele também deve assumir o papel de Coach, pois irá fornecer os conhecimentos e habilidades necessários para que os profissionais de TI entreguem seus projetos de acordo com as expectativas dos clientes. Por fim, para que o PMO possa reportar resultados positivos da TI para o negócio, ele deve realizar um trabalho eficiente de monitoramento e controle dos projetos. Para isso, é preciso que ele assuma também o papel de auditor.

Estabelecer uma Governança dos projetos de TI não é tarefa fácil, mas com a ajuda do PMO ela se mostra cada vez mais possível. O desafio agora é encontrar a melhor forma de implementá-la, buscando sempre alcançar a assertividade das entregas e o reconhecimento por parte do negócio.