Três passos para implantar o Kanban na TI

Publicado pela cio.com.br 

Você já deve ter ouvido falar de Kanban e, provavelmente, já se deparou com algum desses quadros com cartões coloridos por aí:

(Fonte: http://blog.diferencialti.com.br/uma-breve-introducao-ao-kanban/)

O Kanban, ou “cartão” em português, surgiu no Japão em meados do século XX e é parte fundamental do Sistema Toyota de Produção, famoso por sua capacidade de entregar rápido e com altíssima qualidade (defeito zero). Por conta dos resultados que é capaz de gerar e facilidade de se implantar e gerir, o Kanban vem conquistando fronteiras muito além do chão de fábrica e agora, nos anos 2000, bate às portas da TI como poderoso aliado.

Estes cartões coloridos aumentam a transparência e a visibilidade do trabalho que está sendo feito, potencializam o controle sobre o “Work in Progress” (WIP) – trabalho em produção – e expõe gargalos, problemas de qualidade, entre outros. Com isso, a produtividade dos times da TI tende a aumentar, seus métodos de trabalho evoluem mais rapidamente e o tempo de entrega e problemas de qualidade tendem a cair.

Muito bom, não é? Mas como colocar isso em prática? Bom, vamos ao passo a passo:

1) Defina o que será monitorado com o Kanban:

O Kanban é muito flexível e adaptável, logo, cabe a você moldá-lo às suas necessidades. Ele pode ser um quadro tão simples quanto o exposto na imagem acima, como pode conter bem mais etapas, como no exemplo a seguir:

(Fonte: http://www.everydaykanban.com/what-is-kanban/)

Note que, além de definir as etapas do processo que serão monitoradas, você deve determinar quantas tarefas (cartões) podem ter no máximo em cada uma destas etapas (números em vermelho que aparecem na imagem acima), levando em conta o tamanho do seu time, esforço demandado por tarefa etc.

2) Defina quais serão os itens de trabalho:

É muito importante distinguir as demandas que serão atendidas. Para tanto, use cores nos cartões: cada cor para um tipo de demanda. Seguem alguns exemplos de critérios que podem ser utilizados para tanto:

• Tamanho;
• Se é bug ou uma nova funcionalidade;
• A área/cliente demandante;
• Criticidade (prioridade).

3) Defina o modelo de cartão:

O cartão deve trazer informações resumidas e relevantes sobre a demanda em questão. São exemplos de informações para colocar nos cartões:

• O ID da demanda para que esta possa ser consultada em algum sistema onde está cadastrada com mais detalhes;
• Breve descrição do que precisa ser feito;
• Quem está trabalhando nessa demanda (o uso de apelidos ou avatares é bem comum e deixa o processo todo mais divertido);
• Data de entrada no Kanban;
• Data limite para sua entrega.

Observações importantes:

•  O Kanban pode ser utilizado em conjunto com qualquer outro método de gestão (XP, Scrum etc.);
•  O Kanban só vai entregar o valor proposto se você, juntamente com sua equipe, periodicamente analisarem o fluxo de produção e os problemas que o Kanban vai apontar (gargalos, retrabalho, altos tempos de espera etc.) e atuarem sobre eles para eliminá-los;
• Seguem algumas sugestões de indicadores para usar junto com seu Kanban:
  •  Throughput (volume de produção em um dado período – Ex.: story points entregues por mês). Quanto maior, melhor;
  •  Número de itens impedidos no mês (itens que ficaram parados por razões externas à equipe). Quanto menor, melhor;
  •  Lead Time médio (tempo que um item leva para percorrer todas as etapas do Kanban). Quanto menor, melhor;
  •  Percentual do Lead Time em que o item está sendo trabalhado (não está em alguma fila, aguardando). Quanto maior, melhor.

Lembrando que Kanban, assim como tudo o que está ligado ao Lean e à filosofia trazida pelo Sistema Toyota de Produção, não pode ser apenas uma ferramenta rapidamente implantada. É preciso que exista uma mudança de cultura na forma como os times trabalham. Caso contrário, os potenciais benefícios não serão atingidos.
Mãos à obra e boa sorte!

Fernando Batista é engenheiro mecânico pela UNICAMP, com especialização em Lean também pela UNICAMP. Atua como consultor em projetos de otimização de processos, gestão de serviços e governança de TI pela Bridge Consulting.