Qual ferramenta de gerenciamento de projetos escolher?

A existência de uma estrutura formal de gerenciamento de projetos de TI tornou-se um fator de grande importância para elevar a taxa de sucesso dos projetos nas organizações, como pode ser visto em publicação anterior – “Qual o papel do PMO de TI – Parceiro, Coach, Auditor? ”. A implantação de um PMO (Project Management Office) tem sua importância relacionada principalmente ao aumento do comprometimento com objetivos, resultados e a disponibilidade da informação para a tomada de decisão, como mostra o gráfico abaixo, retirado de pesquisa realizada pelo PMI (Project Management Institute):

Figura 1: Benefícios obtidos com a implantação de um PMO (Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2009, Project Management Institute – Chapters Brasileiros)

A partir do monitoramento constante e mensuração dos resultados é possível promover maior alinhamento entre os objetivos estratégicos do negócio e a TI. Mas que ferramentas utilizar para esse monitoramento constante dos projetos?

A escolha de um software de gerenciamento de projetos é uma tarefa desafiadora, uma vez que requer um planejamento eficaz devido à quantidade de requisitos envolvidos. Para grandes empresas, devido aos elevados custos relativos à aquisição dessas ferramentas, um planejamento detalhado de requisitos deve ser realizado. Esses requisitos devem refletir o que a alta gestão e a gestão de TI desejam obter de informações em relação aos projetos de TI (relatórios de progresso, análise de indicadores, dahsboards), garantindo que as funcionalidades do software atendam às suas necessidades.

Além disso, outro fator crítico de sucesso no momento da escolha da ferramenta é sua adequação à metodologia de gestão de projetos adotada pela empresa. Caso a ferramenta não esteja alinhada com a metodologia ou não possua funcionalidades suficientes para garantir o seu cumprimento, os resultados esperados com a implementação não serão alcançados.

Em um benchmarking do PMI realizado em 2009 com 300 empresas brasileiras, foram elencadas as principais ferramentas para gerenciamento de projetos utilizadas por essas empresas, podendo cada empresa utilizar mais de uma, como mostra o gráfico abaixo:

Figura 2: Ferramentas de apoio ao PMO (Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2009, Project Management Institute – Chapters Brasileiros)

O MS Project, como mostra o gráfico acima, é uma ferramenta muito difundida entre as organizações. Isso se dá devido ao número de funcionalidades que oferece e sua plena integração com outras ferramentas Microsoft como o Exchange e o pacote Office, garantindo uma transferência de dados e comunicação confiável. Porém, não espere atributos de gestão por indicadores e painéis de controle avançados. Algumas empresas já enxergam na plataforma Project Server um grande avanço para o compartilhamento de informações sobre os projetos e essa solução vem ganhando espaço no mercado.

Por outro lado, o Oracle Primavera oferece uma série de recursos para auxiliar no gerenciamento de projetos, incluindo análises de indicadores . A solução permite que os gerentes de projetos avaliem os riscos e benefícios de seus projetos, garantindo tomadas de decisão mais fundamentadas. Além disso, auxilia as empresas na categorização e priorização de seus projetos com objetivo de garantir uma Gestão de Portfólio efetiva. Porém, os custos relacionados são bem maiores do que o pacote Microsoft.

Em 2013, o Gartner Group divulgou um estudo de soluções de Gerenciamento de Projetos em Cloud. Do Quadrado Mágico, foram classificados como potenciais líderes desse mercado:

1. Innotas (http://www.innotas.com/)

2. Daptiv (http://www.daptiv.com/)

3. Oracle Instantis (http://www.oracle.com/us/products/applications/primavera/instantis-enterprisetrack/overview/index.html)

4. Power Steering Software (http://www.powersteeringsoftware.com/)

5. At Task

A partir da quantidade de opções apontada pelas pequisas e pela complexidade de tomar a “decisão ideal”, torna-se fundamental um entendimento pleno de “qual valor desejamos obter com o gerenciamento de projetos de TI?” sem essa resposta, as empresas estão operando sob o risco de investir em tecnologias que não trarão resultados de negócio. Por exemplo, a visualização on time do status dos projetos  na ferramenta tanto pelas equipes envolvidas quanto pela alta gerência, permite que os responsáveis corrijam com maior rapidez os erros ou fatores de impedimento para a sua realização, potencializando valor das entregas de TI.

Portanto, deve-se optar por uma solução que possua os recursos tecnológicos necessários para a acompanhamento dos projetos e que esteja alinhada com a metodologia de gestão de projetos adotada pela empresa, levando em conta aspectos como a cultura organizacional da companhia, orçamento disponível e a complexidade dos projetos.

Quer saber mais sobre recomendações de qual ferramenta de gestão de projetos é ideal para sua empresa? Entre em contato conosco – contato@bridgeconsulting.com.br.