Projetos de TI: boas práticas para superar obstáculos

Inovação é o elemento fundamental para o desenvolvimento econômico, como afirmou Schumpeter. Ela move o mundo e se apresenta cada vez mais dependente de novas tecnologias. Não por acaso, quatro das cinco maiores empresas do mundo, considerando seu valor de mercado, são do ramo de tecnologia, segundo pesquisa da Forbes de 2016. Nesse sentido, o valor gerado pelos profissionais de Tecnologia da Informação (TI) não deve ser subestimado.

O analista de negócio em TI, por exemplo, exerce um papel fundamental nesse ramo. É ele o responsável por promover o alinhamento entre as necessidades das áreas de negócio e as soluções desenvolvidas pela TI, além de prover o suporte inicial à operação do que foi desenvolvido. Uma atenção especial precisa ser dada aos obstáculos já citados pelo PMI (Project Management Institute) e que podem comprometer o sucesso desse alinhamento, os quais precisam ser encarados de forma cautelosa.

Quais obstáculos costumam surgir em projetos de TI e como superá-los?

O primeiro desses obstáculos é a identificação precisa do problema a ser solucionado, uma vez que um levantamento de requisitos falho pode resultar na incoerência do projeto frente às necessidades reais do negócio. Segundo dados do PMI, mais de 40% dos projetos de grandes empresas falham por problemas na tradução da necessidade em requisitos.
Para evitar essa situação nada favorável ao projeto, o analista de negócio, de acordo com BABOK (Business Analysis Body of Knowledge), deve se reunir com as principais partes interessadas para analisar o contexto da organização, compor o caso de negócios, identificar e priorizar os problemas a serem solucionados e definir o objetivo do projeto. Com isso, o analista terá as informações e o embasamento necessários para desenvolver uma solução que, de fato, entregue valor ao negócio.

Outro obstáculo recorrente no universo da TI é a grande disponibilidade de dados, sejam eles externos ou internos ao negócio. Para termos uma ideia de sua grandeza, segundo pesquisa realizada pela SINTEF (Foundation for Scientific and Industrial Research) em 2014, cerca de 90% dos dados disponíveis foram produzidos apenas nos dois anos que antecederam a data da pesquisa. Esse volume vem crescendo exponencialmente!

No entanto, a grande disponibilidade e a facilidade de acesso aos dados contrastam com a tarefa de criar soluções concisas para as demandas de TI. Cabe, portanto, ao analista de negócio se opor a um possível lugar comum que consista em obter uma boa ferramenta de análise de dados sem realizar uma análise crítica. É importante que, aliada a esta ferramenta, esteja a seleção de dados concisos e relevantes para a realidade do caso de negócio em questão. Tal abordagem traz a diferença entre uma análise focada na tecnologia e uma análise focada no negócio, sendo a segunda considerada, em publicação da McKinsey de 2016, a mais eficaz.

Após a coleta e o tratamento dos dados corretos (nem mais, nem menos!), outro obstáculo é comumente enfrentado: a resistência frente à solução proposta. Tal resistência pode ser observada, por exemplo, caso a nova solução acarrete o desuso de outras ferramentas enraizadas na rotina organizacional. Uma das formas de superar esse obstáculo é manter as partes interessadas atualizadas sobre o andamento do projeto e validar as entregas, assim como realizar treinamentos e capacitações na fase de entrega da solução. Dessa forma, acabaremos de vez com a resistência à utilização das ferramentas de TI? Não, mas já teremos dado um passo nessa direção.

Um caso prático de superação!

No dia-a-dia dos seus projetos, a Bridge Consulting transpõe obstáculos como os apresentados ao longo desse post. Em uma grande empresa do setor varejista para a qual presta consultoria, por exemplo, uma ferramenta contendo tecnologia capaz de tratar uma grande carga de dados era utilizada, mas suas funcionalidades não eram exploradas ao máximo. Ao investigar as causas dessa questão, os consultores perceberam que houve uma coleta ineficiente de requisitos durante o planejamento e que não houve uma identificação completa das partes interessadas, gerando impacto direto na qualidade da entrega.

A fim evitar que a situação descrita se repetisse, a Bridge Consulting atuou em parceria com o cliente e com as partes interessadas para desenvolver uma nova solução que fosse de fácil assimilação. Foi então proposto um redesenho da ferramenta que reduzisse o risco de uma possível resistência por parte dos usuários e que disponibilizasse apenas os dados considerados pertinentes. Tal solução reduziu o tempo despendido no processo, além de evitar extensas e repetidas capacitações de usuários.

A partir dos aspectos aqui discutidos e do exemplo apresentado, observa-se que o analista de negócio precisa ter uma abordagem bem estruturada face aos projetos de modo a obter soluções concisas e alinhadas aos desejos das partes interessadas. Correr riscos é algo que faz parte de qualquer negócio, mas as boas práticas apresentadas são capazes de minimizá-los e aumentam a probabilidade de sucesso dos projetos.