No último artigo sobre o tema, “Está na hora de repensar seu ERP?”, falamos sobre os principais aspectos que devem ser consideramos na decisão de migrar ou não de ERP (Enterprise Resource Planning). Diante de uma decisão favorável à migração, o próximo passo é selecionar um software que melhor atenda às necessidades atuais e futuras da sua organização.
Mas, afinal, como estruturar os próximos passos? Neste artigo, apresentaremos a abordagem que usamos para auxiliar nossos clientes.
Benefícios atrelados a uma implementação bem-sucedida
O objetivo primordial de um ERP é integrar os diferentes processos de uma organização, promovendo eficiência ao centralizar e organizar melhor os dados, facilitando a tomada de decisão e viabilizando a adoção de inovações tecnológicas.
Segundo o Gartner, as organizações que implementaram com sucesso um novo ERP experimentaram uma melhoria de 75% na agilidade proporcionada pela TI, tanto nas respostas da área como na capacidade de reagir com a velocidade adequada às diversas demandas estratégicas da organização.
A seleção e implementação bem-sucedidas de um ERP podem trazer benefícios significativos para uma organização, tais como:
- Redução de custos: a partir da incorporação de inovações, otimização de processos e redução de atividades manuais;
- Mitigação de riscos e fraudes: os processos passam a ser mais controlados, atendendo às melhores práticas, legislações, regras de segurança e compliance;
- Celeridade na tomada de decisão: centralização, integração e maior robustez dos dados, permitindo um ganho de maturidade na gestão por indicadores;
- Aumento do valor de mercado: segundo o Gartner, a aquisição de um ERP maduro é capaz de dobrar o valuation de uma organização, o que passa a ser um fator crítico para empresas que buscam por investimentos externos ou, até mesmo, um IPO;
- Desbloqueio do potencial de inovação: o ERP, quando integrado à arquitetura tecnológica, pode desbloquear o potencial de inovação das empresas, mantendo-as competitivas em um ambiente de negócios extremamente dinâmico.
Apesar dos inúmeros benefícios, as organizações ainda enfrentam muitos desafios nessa jornada. Durante a etapa de seleção, por exemplo, é notável a dificuldade em avaliar a aderência dos diferentes ERPs disponíveis no mercado aos objetivos estratégicos da organização.
Adicionalmente, no momento da implantação é comum ocorrerem falhas. Segundo o Gartner, apenas 26% das implantações de ERP alcançam o sucesso esperado.
Nossa abordagem para seleção de ERP
Diante da complexidade inerente a uma seleção de software desse porte, recomendamos que as organizações que optem por embarcar nessa jornada conduzam uma avaliação minuciosa das soluções de ERP disponíveis e selecionem o fornecedor de tecnologia por meio de um método de Software Selection estruturado e robusto.
A seguir, apresentamos a abordagem que adotamos em nossos projetos visando maximizar os benefícios esperados e diminuir os riscos envolvidos:
1. Comece entendendo os objetivos atuais e futuros do negócio
O primeiro passo consiste em compreender o contexto no qual a organização está inserida, seus direcionadores estratégicos, competências-chave do negócio e suas vantagens competitivas.
2. Faça uma imersão para entendimento da situação atual
Nesta etapa, diversos aspectos devem ser avaliados. É importante entender, por exemplo, o nível de maturidade da organização em gestão de processos. Caso a maturidade seja baixa, recomendamos a realização de um trabalho de mapeamento da cadeia de valor, dos macroprocessos e, até mesmo, dos processos mais críticos para o negócio. Esses elementos serão insumos essenciais para a etapa de levantamento de requisitos.
3. Avance para o levantamento dos requisitos funcionais e não funcionais
Os requisitos funcionais estão associados aos processos de negócio mapeados na etapa anterior, enquanto os requisitos não funcionais estão relacionados a aspectos mais técnicos, como suporte, segurança e privacidade, por exemplo. Com os requisitos mapeados, é possível prosseguir para a elaboração da RFP (Request For Proposal), que será enviada aos fornecedores convidados a participar do processo de seleção.
É importante que na RFP estejam claros todos os tópicos que precisarão ser abordados nas propostas de cada fornecedor, como a metodologia de gestão do projeto, o processo de saneamento e cadastro de dados, os planos de migração e testes, o acompanhamento do go live, o monitoramento após go live, o modelo de sustentação e a gestão da mudança organizacional.
4. Tenha uma metodologia para avaliar as propostas e os fornecedores
Normalmente, este momento envolve o acompanhamento das demonstrações de cada fornecedor, confrontando as soluções propostas com os requisitos demandados.
Ao final dessa jornada, sugere-se a geração de uma shortlist, contemplando até, no máximo, três fornecedores. Para a decisão final, é importante elaborar Business Cases de cada uma das três soluções, consolidando as variáveis técnicas e financeiras avaliadas. O Business Case apoiará a organização em uma tomada de decisão mais estruturada e orientada a resultados.
Ao longo de todo esse processo, os stakeholders adequados devem ser envolvidos e engajados. Sua participação desde o primeiro passo da seleção é crucial para o alinhamento de expectativas e garantia de aceitação da solução escolhida.
Considerações finais
A seleção de um ERP é uma tarefa complexa, que requer diligência e um planejamento cuidadoso. Ao abordar cada passo com a devida atenção, considerando os desafios intrínsecos, as organizações poderão maximizar as chances de escolher uma solução que impulsione o seu crescimento e promova a eficiência operacional desejada.
Se quiser saber mais sobre como a Bridge pode te apoiar nessa jornada, entre em contato conosco para continuarmos essa conversa.
É Sócia-Executiva da Bridge Consulting. Possui formação em Engenharia de Produção pelo CEFET/RJ e certificações PMP e ITIL® 4. Nos últimos anos, tem atuado na gestão estratégica de projetos de transformação digital e melhoria de processos de negócio, passando por empresas multinacionais e organizações públicas de grande porte.
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