A automação de processos tem sido uma forma consistente de gerar valor por meio da tecnologia nas organizações. No entanto, para que as implementações tenham sucesso, é preciso executá-las de forma estratégica, alinhadas aos objetivos do negócio e de preferência em larga escala. Dessa forma, é fundamental a definição de uma metodologia eficiente para analisar as oportunidades, identificar pontos de melhorias e priorizar os processos a serem automatizados.

Segundo relatado pela Forrester® (2020), a pandemia da COVID-19 acelerou a transformação digital e criou uma onda de investimentos em automações de processos pelo mundo todo. Alinhado a esse entendimento, o relatório State of the RPA Developer da UiPath (2020) revelou que 64% dos profissionais que trabalham com Robotic Process Automation (RPA) reconheceram um aumento na demanda por essa tecnologia durante a pandemia.

A automação de processos, portanto, tem se tornado um caminho cada vez mais escolhido em negócios que buscam ganhos de eficiência operacional.

Automação de processos de negócio: por onde começar?

A forma como se inicia a jornada de automação impacta diretamente nos resultados dos projetos.

A etapa de análise e avaliação dos processos, que chamaremos de Discovery de Processos neste post, auxilia a identificar e analisar a viabilidade dos processos candidatos, além de permitir a identificação de melhorias que podem deixá-los ainda mais aptos para as automações.

Segundo a UiPath, para 44% dos profissionais que trabalham com RPA, uma das maiores frustrações de seus projetos é quando se deparam com a robotização de processos que não estão otimizados ou estabilizados.

Para exemplificar uma experiência prática sobre Discovery de Processos, apresentamos a seguir um caso de um cliente de grande porte do ramo de seguros em que utilizamos essa abordagem.

Análise e avaliação dos processos (Discovery de Processos): caso prático

Dentre 76 processos candidatos levantados pela organização cliente, analisamos cada uma das oportunidades e definimos os processos mais indicados para prosseguirem com a robotização. Os parâmetros de análise para basear a avalição dos processos foram definidos a partir de três critérios principais:

Critérios de priorização Robotic process automation_Prancheta 1

Fonte: Bridge & Co., 2021.

Com base nesses critérios, foram realizadas entrevistas com os principais stakeholders e uma escala de pontuação foi atribuída às variáveis, a fim de calcular as notas dos processos em cada um dos critérios e suas pontuações finais. Com isso, foi possível elaborar um ranking de acordo com o potencial dos processos candidatos à automação.

Com o objetivo de facilitar ainda mais a tomada de decisão, foram construídos business cases que estabeleceram os retornos sobre os investimentos (ROIs) das automações e os processos foram classificados em uma ferramenta gráfica relacionando a complexidade de desenvolvimento com os níveis de ganhos esperados da seguinte forma:

Quadrante mágico rpa 1
  • 1º quadrante – High Value: processos com baixa complexidade e alto retorno.
Quadrante mágico robotic process automation 2
  • 2º quadrante – Risk Zone: processos com alta complexidade e alto retorno.
Quadrante mágico robotic process automation 3
  • 3º quadrante – Quick Win: processos com baixa complexidade e baixo retorno.
Quadrante mágico robotic process automation 4
  • 4º quadrante – Review Business Case: processos com alta complexidade e baixo retorno.
1
1º quadrante – High Value: processos com baixa complexidade e alto retorno.
2
2º quadrante – Risk Zone: processos com alta complexidade e alto retorno.
3
3º quadrante – Quick Win: processos com baixa complexidade e baixo retorno.
4
4º quadrante – Review Business Case: processos com alta complexidade e baixo retorno.

Fonte: Bridge & Co., 2021.

Principais resultados

O trabalho apresentado contribuiu para garantir a ampliação da iniciativa de RPA na organização, proporcionando escalabilidade e diluindo os custos de implantação. Além disso, os robôs desenvolvidos alcançaram:

Taxa de assertividade média de

Redução do tempo médio de execução dos processos em

Aplicações e resultados em outros setores

O RPA é extremamente versátil e pode ser aplicado para automação de processos dos mais distintos setores, desde o ramo da saúde até a indústria de software, por exemplo.  No ramo da indústria de software, podemos citar uma outra aplicação em que adotamos a abordagem apresentada, alcançando uma performance de 97% de sucesso.

Status positivo de processamentoRobotic process automation

Fonte: Bridge & Co., 2021.

Conclusão

A automação de processos com utilização de RPA se apresenta como um caminho para o avanço das agendas de transformação digital nas organizações. Nesse cenário, destacamos a importância de desenhar uma estratégia sólida e fundamentada, a fim de direcionar a priorização das robotizações para os processos de maior potencial, viabilizando escalabilidade e alta performance dos robôs.

A Bridge & Co. possui expertise no tema RPA, dispondo de um modelo de excelência composto por níveis que se relacionam com princípios e habilitadores de implantação, sendo capaz de apoiar a sua organização desde a otimização até a robotização dos processos. Agende um horário com um de nossos especialistas.

Fontes:

Forrester®: The Future Of Work: A Pandemic Spotlight, 2020.

UiPathTM: State of RPA Developer, 2020.

Veja também:

Gabriel-Lima---consultor-bridge-&-Co.

Gabriel Lima é líder de projetos na Bridge & Co. É formado em Engenharia de Produção, com extensão em Empreendedorismo e Inovação pela Universidade Federal Fluminense (UFF), além de ter certificações de Scrum Master, PMP, Lean IT e Green Belt Six Sigma. Atualmente lidera equipes em projetos de automação de processos utilizando o RPA.

Daniela-Luchini---consultora-Bridge

Daniela Luchini é consultora da Bridge & Co. Possui formação em Engenharia Mecânica pela UFRGS. Com experiência em frentes de gestão de fornecedores, gestão de projetos e melhoria de processos, atua em projetos com foco em automação com uso de RPA.