Os investimentos na área de Tecnologia da Informação (TI) podem consumir uma grande fatia do orçamento das organizações sem gerar os resultados esperados, uma vez que a falta de alinhamento sobre o andamento dos projetos aumenta o consumo de recursos estratégicos. Dificuldades em integrar novas soluções e no relacionamento entre equipes, descumprimento dos prazos e perdas financeiras são consequências comuns desse desalinhamento.

A pesquisa global “Pulse of the Profession”, publicada em 2019 pelo Project Management Institute (PMI), mostra que as organizações desperdiçam 12% dos investimentos realizados em projetos por conta do mau desempenho e esse número manteve-se praticamente constante nos últimos cinco anos. No contexto brasileiro, o relatório “Research Highlights by Industry and Region”, também do PMI, expõe que somente 48% dos projetos terminam no prazo, 62% atendem os objetivos estabelecidos e 53% são finalizados dentro do orçamento, enquanto apenas 23% possuem alta maturidade no gerenciamento de projetos. Diante deste cenário, o que fazer para alavancar os resultados da TI a partir da execução de projetos e não cair no “erro comum”?

Um dos caminhos é a implantação de uma gestão estruturada de programas. Com esta abordagem, é possível observar benefícios como a otimização de esforços, que não seriam alcançados por meio do gerenciamento individual de projetos de tecnologia.

Nossa experiência

A gestão de programas foi utilizada pela Bridge em um de nossos clientes (grande player do setor hospitalar). O início do trabalho consistiu na consolidação de todos os projetos do pipeline da área de Infraestrutura e Operações (I&O).

Em seguida, foram priorizados aqueles considerados como os mais críticos e que necessitariam ser desenvolvidos com maior velocidade. Como todos deveriam passar por um processo de aquisições e contratações, no qual seria avaliada a escalabilidade de cada fornecedor de acordo com a necessidade dos projetos, centralizamos todas as informações em um único gerente de programas.

Após estabelecer a gestão de programas, os principais benefícios gerados foram:

1. Aumento da qualidade na tomada de decisão: a consolidação das informações em um ponto focal proporcionou maior clareza nos relatórios, uma vez que os dados foram relacionados entre projetos. Assim, os tomadores de decisão tiveram o trabalho facilitado para avaliação de impactos locais e globais, já que puderam se concentrar em apenas tomar decisões.

Todo o trabalho gerencial de levantamento e apresentação das informações foi realizado pelo gerente de programas.

2. Ganhos financeiros: em alguns projetos nos deparamos com uma enorme quantidade de fornecedores, o que exigia uma maturidade maior de gerenciamento. Com a integração da gestão, foi possível identificar oportunidades de ganhos financeiros a partir de negociações paralelas, aumentando o poder de barganha de nosso cliente junto aos fornecedores dele. Com isso, soluções que seriam implantadas separadamente foram aprimoradas para terem uma implantação conjunta e com um preço menor.

Considerando um quadro com projetos de grande porte e cifras elevadas, a economia obtida foi significativa e comprovou a relevância da gestão de programas, girando em torno de 7% do valor total orçado previamente.

3. Maior facilidade em balancear a alocação de recursos: de nada adianta possuir orçamento e tecnologia disponíveis sem considerar que existem outros recursos finitos. Com a ampla visão de todos os projetos e suas atividades, foi possível alocar os recursos de maneira mais eficiente, considerando o momento de cada frente e a disponibilidade dos especialistas envolvidos. Assim, a capacidade de entrega de cada um foi elevada, uma vez que o retrabalho foi reduzido, o que garantiu saltos de performance.

O compartilhamento de recursos entre projetos também foi relevante para não sobrecarregar as equipes em períodos de picos das atividades. Em determinados momentos, foi possível priorizar esforços para garantir entregas que possibilitaram maior proveito do tempo, custo e da alocação de recursos. Dessa forma, tivemos casos em que soluções foram adquiridas em tempo recorde, utilizando apenas 57% da duração comum de um processo de contratação.

4. Implantação integrada de tecnologias: a seleção de tecnologias para atendimento dos projetos de forma centralizada viabilizou associações entre os escopos e, consequentemente, a obtenção de vantagens para as soluções desenhadas. Notou-se que uma implantação poderia impactar outras e a projeção de uma resolução única geraria mais valor para o negócio.

Em outras situações, através das avaliações dos objetivos dos projetos, percebeu-se que, no longo prazo, as soluções escolhidas poderiam contribuir para outros projetos, potencializando a infraestrutura. Como exemplo desses casos, tivemos o compartilhamento de recursos operacionais entre projetos e a seleção de ferramentas únicas tanto para a sede corporativa quanto para as unidades regionais de negócio. Ambas iniciativas garantiram economia de escala, maior controle na gestão de fornecedores e a homogeneização de soluções.

5. Maior visibilidade dos riscos: quando acompanhadas simultaneamente, as interdependências das atividades dos projetos ficaram mais nítidas. Logo, houve uma facilidade maior no reconhecimento e mitigação dos riscos associados a cada etapa.

gestão de programas

Conclusão

Todos os benefícios listados contribuíram para um importante resultado: aumento da escalabilidade da TI por meio do alinhamento estratégico entre projetos. O que para muitas organizações é uma dificuldade, a experiência deste caso nos mostra que subir o nível gerencial e visualizar todos os projetos de maneira integrada permite um gerenciamento eficiente que gera valor tanto para a TI quanto para o negócio.

Por fim, caso sua empresa possua frentes que podem avançar de forma articulada, considere a gestão de programas para gerar melhores resultados. Entre em contato conosco e agende uma conversa contato@bridgeconsulting.com.br.

Gabriel Lima é Engenheiro de Produção com extensão em Empreendedorismo e Inovação formado pela Universidade Federal Fluminense – UFF. Com experiências em mapeamentos de processos e gestão de projetos, atua como consultor em projetos de infraestrutura e operações de TI.