É comum observarmos entre nossos clientes uma ênfase nos indicadores estratégicos organizacionais durante o segundo semestre do ano. Isso acontece, principalmente, no que tange aos principais projetos, aos desvios que estão atrelados a eles e à previsão orçamentária para o próximo período.

Estes indicadores refletem a estratégia da empresa, descrita no Planejamento Estratégico, e normalmente apontam como os executivos a veem num prazo de cinco anos. Porém diante da crescente tendência de agilidade nos processos, do surgimento de novas tecnologias e do posicionamento cada vez mais focado no cliente, levanta-se o seguinte questionamento: ainda faz sentido projetar como serão os próximos cinco anos e seguir exatamente aquele plano?

Um estudo recente do Gartner Group constatou que apenas 13% das empresas entrevistadas concordavam que as metas posicionam a organização na expectativa de crescimento dos próximos dez anos, entretanto, somente 23% acreditavam que o planejamento é efetivo. Dentre os fatores que impactam o sucesso do Planejamento Estratégico destacam-se as constantes mudanças externas a que as empresas estão sujeitas e sua capacidade de adaptação e resposta a elas.

Em uma publicação recente da Bridge  a respeito de métodos híbridos, destacou-se que uma das vantagens dos métodos ágeis é absorver melhor as mudanças e a possibilidade de conciliá-los com outros métodos. Esta proposta consiste em uma abordagem tradicional nas fases iniciais do projeto e outra mais ágil durante seu monitoramento e execução, sempre observando os objetivos e contextos da organização.

Este modelo também foi destacado por executivos em nosso podcast, onde os principais desafios dos líderes de TI foram discutidos e a importância de investir na elaboração de um planejamento estratégico foi ressaltada. A discussão considerou o mercado e as estratégias internas capazes de impactar diretamente a execução orçamentária e a priorização de projetos.

Assim como em um projeto, ao elaborar o Planejamento Estratégico, os executivos também definem um objetivo final e uma série de entregas intermediárias traduzidas como objetivos ou ações estratégicas. Na estrutura de gerenciamento de projetos tradicional, as decisões sobre as próximas ações a serem realizadas ficam centralizadas nos gerentes e compartilhadas com a equipe para execução.

Já em uma abordagem ágil, a equipe possui autonomia para resolução de problemas e o gerente possui um papel similar de um facilitador. Ao adotar um método ágil, partimos da premissa de que serão constituídas equipes multidisciplinares, de alto desempenho e com foco no cliente. Dessa forma, expandindo esta ideia para o Planejamento Estratégico, seguem seis iniciativas para torná-lo mais ágil:

1.

Identificar os objetivos estratégicos que podem ser executados através do método ágil ou tradicional, analisando-os com perguntas como:

  • Quais objetivos necessitam de relatórios regulares de status?
  • Quais deles não envolvem projetos robustos?
  • Quais envolvem muitas áreas e interação com várias abordagens diferentes?
  • Quais poderão ser de total responsabilidade da equipe?

2.

Prever mecanismos para respostas rápidas às mudanças de forma que algumas adaptações do mercado não interfiram diretamente na estratégia. O que vemos em muitos clientes é o surgimento de uma nova oportunidade e, em alguns casos, um remanejamento de equipes e orçamento para não perder este momento, deixando de lado a estratégia.

3.

Reduzir a vigência do Planejamento Estratégico. Com métodos ágeis, calculamos os prazos através das histórias e velocidade do time por cada sprint. Uma vez que estamos tratando este plano de uma forma ágil, será necessário avaliar também, por exemplo, se faz sentido manter uma vigência de cinco anos com metas e projetos de doze meses, ou ciclos diferentes, desdobrando o plano em revisões curtas.

4.

Envolver os demais níveis hierárquicos na definição de metas, proporcionando maior envolvimento das equipes e uma definição mais próxima do dia a dia, visando motivar os integrantes do time para o atingimento das metas. Segundo um dos princípios ágeis, “para construir projetos ao redor de indivíduos motivados, é preciso dar a eles o ambiente e o suporte necessários, confiando que farão seu trabalho”. Uma vantagem desta abordagem é a “tradução” dos objetivos-macro da companhia em objetivos que estimulem as equipes a buscarem os resultados esperados.

5.

Comunicar o Planejamento Estratégico de forma clara aos níveis organizacionais para que toda a empresa saiba seus objetivos e metas estratégicas. Um modelo ágil tem como premissa o envolvimento de toda organização no processo, principalmente a equipe. Nesta comunicação devem ser priorizados os ciclos de feedback, para que todos estejam alinhados em relação ao avanço estratégico da empresa.

6.

Adotar a construção de protótipos para realização de objetivos estratégicos e mensuração dos resultados reais de determinadas propostas, proporcionando maior agilidade no replanejamento de recursos e alocação orçamentária, caso seja necessário iniciar um novo desenvolvimento ou realizar ajustes.

As ações listadas acima enquadram-se pontualmente fases-padrão da elaboração do Planejamento Estratégico:

Como elaborar um Planejamento Estratégico Ágil? - Bridge Consulting

Fases para agilizar o Planejamento Estratégico

Nesse sentido, um primeiro passo para a elaboração do Planejamento Estratégico ágil é a conscientização das lideranças sobre as vantagens desta abordagem e envolvimento de toda equipe neste novo modelo de trabalho.

Em um mundo que exige rápidas mudanças e adaptações para o crescimento sustentável,  a agilidade na tomada de decisões e no planejamento são essenciais para qualquer empresa que queira se destacar. Por isso, vale avaliar como o Planejamento Estratégico da sua organização está sendo elaborado e revisado, de modo a implantar algumas iniciativas, como as descritas aqui, para torná-lo mais ágil e assertivo.

Para saber como a Bridge pode ajudar a melhorar essa questão na sua empresa entre em contato conosco pelo contato@bridgeconsulting.com.br.

Bridge Consulting

Andréa Vaz atua como consultora em projetos de Governança de TI pela Bridge Consulting. É bacharel em Administração pela PUC-SP, pós-graduada em Gestão de Projetos pela Mackenzie e certificada em Gerenciamento de Serviços de TI (ITIL®).