O último trimestre das organizações costuma ser marcado pelo início de atividades voltadas à revisão orçamentária para o próximo ano. Para o setor de Tecnologia da Informação (TI), o contexto atual influenciado pela Covid-19 trouxe importantes mudanças em sua estratégia, que precisará ser refletida na definição dos investimentos de curto prazo. Neste sentido, surgem novos direcionamentos e a necessidade de uma revisão do ciclo orçamentário ainda mais rigorosa. O ano de 2020 é um ano atípico e demandará das lideranças uma atenção redobrada para este processo.

No início de 2020, cerca de 59% dos CIOs previam um aumento do orçamento da área de TI direcionado à inovação, segundo estudo do IDG (How are IT Leaders Responding to the Pandemic, 2020). Entretanto, após aproximadamente seis meses de contenção devido à pandemia, é esperado que as organizações planejem cortes orçamentários em alguns departamentos ainda neste ano.

De acordo com uma pesquisa realizada com 317 CFOs (Gartner CFO Survey Reveals That 62% of CFOs Plan SG&A Cuts This Year Due to Coronavirus Related Disruptions, 2020), a TI está entre os dez principais setores com previsão de redução orçamentária maior que 10% para 2021. Como resposta a este cenário, é possível observar uma mudança do perfil estratégico da TI para um perfil responsivo/preventivo em setores mais afetados pela crise.

As ações de TI passam a ser direcionadas para o aumento da eficiência operacional, que se destaca como uma potente aliada à redução de custos, assim como para a transformação de processos de negócios e melhoria na experiência do consumidor, que ganham destaque com o aumento da busca por serviços digitais em um momento de maior reclusão social. Para endereçar estas necessidades emergentes, temas como automação e hiperautomação começam a ganhar força nas discussões relacionadas ao portfólio de projetos da TI para o próximo ano.

mudanças dos direcionamentos de TI covid 19

FONTE: Adaptado de CIO (CIO COVID-19 Impact Study, 2020)

Como conduzir uma revisão orçamentária em um cenário de retenção?

Com um orçamento restrito e maior cobrança por eficiência operacional, é preciso mergulhar na estrutura de gastos e buscar oportunidades de otimização. A partir das diferentes expectativas das partes interessadas em relação aos investimentos de TI e adotando como premissa a minimização de gastos e maximização do valor gerado, sugere-se que o orçamento de TI tenha como base diferentes visões:

investimentos de ti
tecnica

FONTE: Adaptado de Gartner (Manage Four Views of the IT Budget, 2015)

Na prática, uma TI que possui um planejamento orçamentário mais estratificado, isto é, classificado em visões distintas, consegue identificar os impactos na redução de custos de determinadas frentes de atuação com maior clareza e consequentemente ter um maior embasamento para  tomada de decisão, fator de extrema relevância para o cenário gerado pela pandemia da Covid-19.

Momentos como este exigem uma transparência ainda maior para balancear as prioridades conflitantes. Naturalmente, o orçamento de TI será avaliado de forma minuciosa, o que torna a sua apresentação ainda mais importante para a comunicação dos benefícios gerados e melhor compreensão dos investimentos em TI por parte dos executivos de negócio.

Além da construção de um orçamento com base em diferentes visões, é importante que a condução de todo este processo seja suportada por uma metodologia que busque integrar e engajar todos os agentes tomadores de decisão, resultando em estratégias de execução de um planejamento financeiro mais próximo da real necessidade da TI.

Como consultoria, indicamos os principais passos a serem seguidos para uma revisão orçamentária mais efetiva no contexto apresentado:

passos para revisão orçamentária

Fonte: Bridge & Co., 2020

direcionamentos de ti

Passo 1 - Avaliar os direcionamentos do Planejamento Estratégico de TI

Recomendamos que a revisão orçamentária seja resultado de um desdobramento do Planejamento Estratégico de TI, que deverá direcionar os principais focos de investimento da área para o atingimento dos objetivos da organização.

Os ciclos de planejamento estratégico costumam direcionar uma visão de futuro de médio/longo prazo, que refletirão em objetivos para os próximos dois/três anos. A definição do orçamento para o próximo ano, em contrapartida, é uma visão de curto prazo. Este descasamento temporal demanda que o processo de revisão orçamentária tenha como base direcionamentos previamente estabelecidos e iniciativas que já estavam presentes no pipeline, mas que precisarão passar por uma nova rodada de priorização.

No entanto, também é preciso considerar nesta avaliação as iniciativas que emergem de acordo com fatores externos à organização e que podem surgir a partir de um novo ciclo estratégico. Novas leis, regulamentações e auditorias são alguns exemplos de fatores que devem ser considerados e podem não ter sido previstos em um ciclo estratégico vigente.

O caso da Covid-19 não é diferente. A pandemia resultou em uma guinada estratégica para grande parte das organizações e trouxe com ela a necessidade de projetos que não estavam previstos em pipeline. Neste sentido, a revisão orçamentária de 2020 carece de importantes questionamentos por parte das lideranças de TI: “O que a Covid-19 trouxe de novo para a minha organização? Quais novos projetos, que não estavam previstos no nosso planejamento, precisaremos incluir no orçamento do próximo ano?”.

Passo 2 - Priorizar os projetos que estão no pipeline da TI:

Com um limite orçamentário mais restrito, os responsáveis pela definição do portfólio de TI deverão se preocupar ainda mais com os projetos que irão levar para o próximo ano.

Dessa forma, sugerimos a utilização de um método claro e padronizado para a priorização de projetos. Este método deverá ter como base critérios de complexidade e criticidade que façam sentido para o contexto de cada organização. Disponibilidade de recursos tecnológicos, esforço necessário (HH), valor estratégico para o negócio, risco operacional, áreas impactadas e custo relacionado são alguns dos critérios que poderão ser avaliados nesta decisão.

Ainda, para equilibrar as necessidades conflitantes que irão surgir, é preciso ter transparência na comunicação do método e dos critérios escolhidos para toda a organização.

orçamento de ti

Passo 3 - Definir o orçamento para o próximo ano

A definição do orçamento de TI deve levar em consideração dois principais insumos:

  1. O desdobramento dos projetos priorizados em despesas com CAPEX – despesas de capital, referentes à execução do projeto em si – e despesas com OPEX – despesas operacionais referentes à sustentação e manutenção após a entrega do projeto.
  2. Série histórica de gastos gerais da área de TI com OPEX ao longo dos anos. Mudanças de direcionamento estratégico poderão ter um impacto direto nestes valores, como a necessidade de aumento de headcount, por exemplo.

Conclusão

A partir do detalhamento dos gastos, é preciso definir as visões orçamentárias que mais fazem sentido para a sua organização. Como foi mencionado anteriormente, a estratificação do orçamento em visões distintas facilita a identificação dos impactos da redução de custos em determinada frente e auxilia na comunicação dos benefícios gerados para os executivos de negócio.

Por fim, o orçamento final precisará passar pela aprovação da alta gestão, representada, em sua maioria, pela figura do CFO (Chief Financial Officer). Neste processo de aprovação, é comum que sejam realizados ajustes e novas rodadas de priorização para uma adequação ao limite de gastos estipulado para a área de TI.

De uma forma geral, o processo de orçamentação para TI precisa estar alinhado aos ritos e prazos do processo orçamentário corporativo. Realizar às pressas um orçamento de TI ou não cumprir com rigor as etapas descritas anteriormente, trará severos riscos para a sua operação.

Em um cenário de incertezas, a Bridge & Co. pode auxiliar sua organização na condução deste processo e na busca por alternativas de otimização de custos observadas a partir das oportunidades de implantação de melhores práticas de mercado e de sua expertise nos segmentos de atuação. Para saber mais sobre o assunto, assista ao nosso webinar “Boas práticas para elaboração do Orçamento de TI”.

 

Veja também:

[Podcast] Plano de Continuidade de Negócios e Serviços de TI, no contexto do COVID-19  

[Blog] A importância da revisão do Planejamento Estratégico da TI (PETI) em meio ao cenário de incertezas

Érika Caldas é líder de projetos da Bridge & Co. Possui formação em Engenharia de Produção pelo CEFET (RJ), certificação PMP, ITIL® v3 e 4 Foundation. Atualmente, gerencia equipes com foco em gestão de processos de TI e negócio, gestão de projetos e governança de TI em clientes do setor privado.

Adriana Nardi é consultora da Bridge & Co. Possui formação em Engenharia Química pela PUC-Rio e MBA em Gestão de Empresas pela FGV. Atua em projetos com foco em governança de TI, análise e melhoria de processos e gestão de portfólio, projetos e PMO.