O último trimestre das organizações costuma ser marcado pelo início de atividades voltadas à revisão orçamentária para o próximo ano. Para o setor de Tecnologia da Informação (TI), o contexto atual influenciado pela Covid-19 trouxe importantes mudanças em sua estratégia, que precisará ser refletida na definição dos investimentos de curto prazo. Neste sentido, surgem novos direcionamentos e a necessidade de uma revisão do ciclo orçamentário ainda mais rigorosa. O ano de 2020 é um ano atípico e demandará das lideranças uma atenção redobrada para este processo.
No início de 2020, cerca de 59% dos CIOs previam um aumento do orçamento da área de TI direcionado à inovação, segundo estudo do IDG (How are IT Leaders Responding to the Pandemic, 2020). Entretanto, após aproximadamente seis meses de contenção devido à pandemia, é esperado que as organizações planejem cortes orçamentários em alguns departamentos ainda neste ano.
De acordo com uma pesquisa realizada com 317 CFOs (Gartner CFO Survey Reveals That 62% of CFOs Plan SG&A Cuts This Year Due to Coronavirus Related Disruptions, 2020), a TI está entre os dez principais setores com previsão de redução orçamentária maior que 10% para 2021. Como resposta a este cenário, é possível observar uma mudança do perfil estratégico da TI para um perfil responsivo/preventivo em setores mais afetados pela crise.
As ações de TI passam a ser direcionadas para o aumento da eficiência operacional, que se destaca como uma potente aliada à redução de custos, assim como para a transformação de processos de negócios e melhoria na experiência do consumidor, que ganham destaque com o aumento da busca por serviços digitais em um momento de maior reclusão social. Para endereçar estas necessidades emergentes, temas como automação e hiperautomação começam a ganhar força nas discussões relacionadas ao portfólio de projetos da TI para o próximo ano.
FONTE: Adaptado de CIO (CIO COVID-19 Impact Study, 2020)
Como conduzir uma revisão orçamentária em um cenário de retenção?
Com um orçamento restrito e maior cobrança por eficiência operacional, é preciso mergulhar na estrutura de gastos e buscar oportunidades de otimização. A partir das diferentes expectativas das partes interessadas em relação aos investimentos de TI e adotando como premissa a minimização de gastos e maximização do valor gerado, sugere-se que o orçamento de TI tenha como base diferentes visões:
FONTE: Adaptado de Gartner (Manage Four Views of the IT Budget, 2015)
Momentos como este exigem uma transparência ainda maior para balancear as prioridades conflitantes. Naturalmente, o orçamento de TI será avaliado de forma minuciosa, o que torna a sua apresentação ainda mais importante para a comunicação dos benefícios gerados e melhor compreensão dos investimentos em TI por parte dos executivos de negócio.
Além da construção de um orçamento com base em diferentes visões, é importante que a condução de todo este processo seja suportada por uma metodologia que busque integrar e engajar todos os agentes tomadores de decisão, resultando em estratégias de execução de um planejamento financeiro mais próximo da real necessidade da TI.
Como consultoria, indicamos os principais passos a serem seguidos para uma revisão orçamentária mais efetiva no contexto apresentado:
Fonte: Bridge & Co., 2020
Passo 1 - Avaliar os direcionamentos do Planejamento Estratégico de TI
Recomendamos que a revisão orçamentária seja resultado de um desdobramento do Planejamento Estratégico de TI, que deverá direcionar os principais focos de investimento da área para o atingimento dos objetivos da organização.
Os ciclos de planejamento estratégico costumam direcionar uma visão de futuro de médio/longo prazo, que refletirão em objetivos para os próximos dois/três anos. A definição do orçamento para o próximo ano, em contrapartida, é uma visão de curto prazo. Este descasamento temporal demanda que o processo de revisão orçamentária tenha como base direcionamentos previamente estabelecidos e iniciativas que já estavam presentes no pipeline, mas que precisarão passar por uma nova rodada de priorização.
No entanto, também é preciso considerar nesta avaliação as iniciativas que emergem de acordo com fatores externos à organização e que podem surgir a partir de um novo ciclo estratégico. Novas leis, regulamentações e auditorias são alguns exemplos de fatores que devem ser considerados e podem não ter sido previstos em um ciclo estratégico vigente.
O caso da Covid-19 não é diferente. A pandemia resultou em uma guinada estratégica para grande parte das organizações e trouxe com ela a necessidade de projetos que não estavam previstos em pipeline. Neste sentido, a revisão orçamentária de 2020 carece de importantes questionamentos por parte das lideranças de TI: “O que a Covid-19 trouxe de novo para a minha organização? Quais novos projetos, que não estavam previstos no nosso planejamento, precisaremos incluir no orçamento do próximo ano?”.
Passo 2 - Priorizar os projetos que estão no pipeline da TI:
Com um limite orçamentário mais restrito, os responsáveis pela definição do portfólio de TI deverão se preocupar ainda mais com os projetos que irão levar para o próximo ano.
Dessa forma, sugerimos a utilização de um método claro e padronizado para a priorização de projetos. Este método deverá ter como base critérios de complexidade e criticidade que façam sentido para o contexto de cada organização. Disponibilidade de recursos tecnológicos, esforço necessário (HH), valor estratégico para o negócio, risco operacional, áreas impactadas e custo relacionado são alguns dos critérios que poderão ser avaliados nesta decisão.
Ainda, para equilibrar as necessidades conflitantes que irão surgir, é preciso ter transparência na comunicação do método e dos critérios escolhidos para toda a organização.
Passo 3 - Definir o orçamento para o próximo ano
A definição do orçamento de TI deve levar em consideração dois principais insumos:
- O desdobramento dos projetos priorizados em despesas com CAPEX – despesas de capital, referentes à execução do projeto em si – e despesas com OPEX – despesas operacionais referentes à sustentação e manutenção após a entrega do projeto.
- Série histórica de gastos gerais da área de TI com OPEX ao longo dos anos. Mudanças de direcionamento estratégico poderão ter um impacto direto nestes valores, como a necessidade de aumento de headcount, por exemplo.
Conclusão
A partir do detalhamento dos gastos, é preciso definir as visões orçamentárias que mais fazem sentido para a sua organização. Como foi mencionado anteriormente, a estratificação do orçamento em visões distintas facilita a identificação dos impactos da redução de custos em determinada frente e auxilia na comunicação dos benefícios gerados para os executivos de negócio.
Por fim, o orçamento final precisará passar pela aprovação da alta gestão, representada, em sua maioria, pela figura do CFO (Chief Financial Officer). Neste processo de aprovação, é comum que sejam realizados ajustes e novas rodadas de priorização para uma adequação ao limite de gastos estipulado para a área de TI.
De uma forma geral, o processo de orçamentação para TI precisa estar alinhado aos ritos e prazos do processo orçamentário corporativo. Realizar às pressas um orçamento de TI ou não cumprir com rigor as etapas descritas anteriormente, trará severos riscos para a sua operação.
Em um cenário de incertezas, a Bridge & Co. pode auxiliar sua organização na condução deste processo e na busca por alternativas de otimização de custos observadas a partir das oportunidades de implantação de melhores práticas de mercado e de sua expertise nos segmentos de atuação. Para saber mais sobre o assunto, assista ao nosso webinar “Boas práticas para elaboração do Orçamento de TI”.
Veja também:
[Podcast] Plano de Continuidade de Negócios e Serviços de TI, no contexto do COVID-19
Érika Caldas é líder de projetos da Bridge & Co. Possui formação em Engenharia de Produção pelo CEFET (RJ), certificação PMP, ITIL® v3 e 4 Foundation. Atualmente, gerencia equipes com foco em gestão de processos de TI e negócio, gestão de projetos e governança de TI em clientes do setor privado.
Adriana Nardi é consultora da Bridge & Co. Possui formação em Engenharia Química pela PUC-Rio e MBA em Gestão de Empresas pela FGV. Atua em projetos com foco em governança de TI, análise e melhoria de processos e gestão de portfólio, projetos e PMO.
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