Sete dicas para reuniões bem-sucedidas

Reuniões são um importante evento para planejamento, controle e execução de projetos, tanto os que utilizam métodos ágeis quanto os que utilizam métodos tradicionais. No entanto, elas nem sempre são realizadas de maneira adequada e acabam sendo um desperdício de recursos, como tempo e dinheiro.

Uma pesquisa* recente revelou que 15% do tempo coletivo de uma organização são gastos em reuniões, número este que tem aumentado constantemente ao longo da última década. Além do tempo, o dinheiro gasto em reuniões é outro ponto crítico e para que as organizações consigam saber o quanto estão gastando, a Harvard Business Review (HBR) divulgou um aplicativo que realiza este cálculo. O programa também permite ver quanto poderia ser economizado.

Visando tornar as reuniões mais efetivas, podemos seguir algumas dicas e diretrizes. São elas:

Estas medidas simples e “humanas” requerem disciplina e mudança de cultura organizacional. Além delas, podemos utilizar alguns artefatos tecnológicos que ajudam a reduzir o tempo gasto em tarefas realizadas de forma repetida na maioria das reuniões.  São exemplos dessas atividades: a redação de atas, o envio de convites para os participantes da reunião, a sincronização de agendas e a transcrição de pontos importantes discutidos em uma call.  O Gartner prevê algumas tendências tecnológicas para serem utilizadas na melhoria das reuniões, considerando suas três fases: pré-reunião, reunião e pós-reunião.

No período que antecede as reuniões, o Gartner considera os assistentes virtuais como elementos facilitadores. Alguns assistentes virtuais famosos são a Siri, do sistema IOS, e o Google Assistente. Através do processamento de linguagem natural, os assistentes virtuais interpretam a voz e interagem com os usuários. Os VAs (sigla em inglês para virtual assistants) têm habilidades como interpretação de textos, interpretação de voz, etc. Dessa forma, eles podem decidir quem deverá participar da reunião, sincronizar as agendas dos participantes, assim como decidir se a reunião é realmente necessária para resolver as questões.

O processamento de linguagem natural é um ramo da inteligência artificial que consiste no desenvolvimento de modelos computacionais para realizar tarefas que dependem de alguma linguagem natural (por exemplo, a língua portuguesa). Então, para o momento da reunião, o assistente virtual pode usar esse processamento para fazer notas durante uma conversa. Também seria possível, durante uma call, capturar e atribuir ações aos envolvidos.

No período pós-reunião, os assistentes virtuais são capazes de gravar, transcrever e classificar as informações. Eles também estão aptos a realizar o acompanhamento das ações determinadas na reunião. Um exemplo simples seria o fornecimento de lembretes automáticos para os participantes sobre as ações que precisam ser feitas.

As tecnologias citadas acima podem ser aplicadas em diversos tipos de reunião:  desde reuniões de status de projetos até de líderes com sua equipe. Mas será que para acompanhamento de projetos ágeis todas as dicas até agora apresentadas também se aplicam?

O Scrum, um dos métodos ágeis de gerenciamento de projetos, apresenta um conjunto de reuniões objetivando o acompanhamento frequente dos projetos, assim como uma maior rapidez para resolver problemas e realizar mudanças. Se o Scrum ainda é um tema novo para você, apresentamos aqui o seu processo, o qual inclui reuniões obrigatórias e regulares.

Para todo o processo acontecer de forma adequada e para o produto ser entregue corretamente, as seguintes reuniões fixas devem ocorrer:

• Daily Meeting (Reunião Diária): ocorre diariamente, como já diz o nome, possui uma duração de até quinze minutos, podendo durar menos tempo. Nela é visto o que foi feito no dia anterior, o que será feito no dia e quais são os impedimentos.
• Sprint Planning Meeting (Reunião de Planejamento da Sprint): ocorre no início de cada Sprint e nela é definido o que será desenvolvido durante a Sprint. O objetivo da reunião é planejar quais itens serão priorizados e como eles serão desenvolvidos.
• Review (Revisão): tem por objetivo apresentar tudo o que foi desenvolvido na Sprint e avaliar se o seu objetivo foi alcançado.
• Retrospective (Retrospectiva): objetiva avaliar o processo, as pessoas e as ferramentas do Scrum, identificar melhorias e selecionar as mudanças a serem realizadas na próxima Sprint.

Como podemos observar, as dicas elencadas anteriormente se aplicam também aos projetos ágeis. Cada reunião do Scrum tem um propósito bem definido (pauta) e elas desencadeiam ações, que podem ser: a resolução de problemas diários, o objetivo da próxima Sprint, a priorização de requisitos ou as melhorias a serem implementadas. Além disso, as reuniões se restringem a poucas pessoas, já que os times têm entre cinco e nove participantes, um Scrum Master e um Product Owner.

A partir de reuniões bem estruturadas, o Scrum demonstra ser um método eficaz para gerenciar projetos que requerem boa capacidade de adaptação, como é a maioria dos projetos de TI.

Boas reuniões são aquelas que melhor aproveitam o tempo disponível de seus participantes e a equipe da Bridge enxerga a importância da utilização deste recurso de forma eficiente, tanto que o primeiro ponto do nosso manifesto diz respeito ao tempo. Segundo o manifesto, “O TEMPO é o nosso principal recurso. Não o desperdice. Reuniões só devem ser marcadas se demandarem de fato a presença de todos os participantes. Procure interações OBJETIVAS e cuide do seu tempo assim como cuida do seu dinheiro”. O time da Bridge utiliza também o tempo para a troca de experiências entre os consultores e realização de reuniões gerais mensais para alinhamento interno e gestão do conhecimento.

Marina Alves é estudante de Engenharia Civil na UFRJ e estagiária na Bridge Consulting. Atua na Governança de TI em clientes do setor varejista.

*Fonte: Bain & Company