A busca pelo crescimento e otimização da produção das empresas para que se mantenham competitivas no mercado é cada vez maior e o emprego da tecnologia em seus processos proporciona mais rapidez, praticidade e eficiência. É possível observar que atualmente o principal foco é, através da identificação de gaps e possibilidade de melhoria nos processos de negócio, determinar sistemicamente os meios disponíveis para alcançar melhores resultados seja em quantidade, qualidade, tempo ou custo.
Dependendo do tamanho da organização e da complexidade de sua operação a quantidade de gaps e problemas nos processos de negócio pode variar afetando o fluxo de demandas de Tecnologia da Informação (TI) e dificultando a sua seleção. A capacidade de entrega da TI é finita e, para que a qualidade dos serviços oferecidos para as áreas de negócio não seja prejudicada, é necessário criar uma gestão de demandas de TI com critérios de classificação e priorização claros. Os critérios para priorização das demandas dependem do cenário de cada empresa e além do impacto no negócio também podem envolver a análise de uma série de fatores, como: tempo de esforço, custo envolvido, relação com metas estratégicas ou quantidade de recursos críticos.
Além do mais, dependendo do volume de demandas não haverá tempo hábil para que seja realizado um alinhamento individual com as áreas de negócio, e por este motivo, se faz necessário o uso de um método de seleção de demandas de TI para auxiliar as tomadas de decisão em direção aos objetivos estratégicos da organização. Nas empresas em que não existem critérios de priorização das demandas de TI, é comum encontrarmos os seguintes cenários, por exemplo:
- As demandas são tratadas por ordem de entrada;
- Demandas do solicitante que “gritar” mais alto são tratadas.
Com o intuito de evitar qualquer uma dessas situações, algumas empresas optam por desenvolver uma metodologia própria, um conjunto de regras para classificar e priorizar as demandas em função do impacto causado no negócio e outros fatores pertinentes ao cenário da organização. Como um bom exemplo da implantação de uma gestão de demandas está uma grande empresa do ramo industrial que utiliza um método para classificar, priorizar e entregar as necessidades do negócio (demandas de TI), conforme figura a seguir:
Exemplo de processo de gestão de demanda na área de TI
Fonte: Bridge Consulting
O processo se inicia a partir do cadastramento da demanda no sistema que classifica os projetos da organização em pequenos ou grandes levando em consideração tempo e custo. A partir dessa classificação inicial, o Project Management Office (PMO) avalia as demandas classificadas como projetos pequenos a fim de priorizá-las. Essa priorização é feita de acordo com critérios definidos pela própria empresa como podem ser vistos na figura do copo acima. Nesse caso, demandas de obrigatoriedade legal são mais prioritárias que demandas estratégicas.
Como podemos ver, incidentes e problemas que afetam a operação não são contemplados na fase de priorização e os projetos classificados como grandes seguem a metodologia apresentada pelo PMBOK®.
Esse método não é de maneira alguma uma fórmula de sucesso ou a solução dos problemas que envolvem priorização e classificação de demandas em TI. Mas, como o tempo é reduzido e na maioria das vezes não é possível realizar uma análise profunda de todo o conjunto de demandas existentes, ele se torna eficaz para orientar a tomada de decisão e auxiliar na seleção de demandas de TI.
Nesse cenário, no qual a TI deve manter a qualidade e o prazo de suas entregas e além de tudo gerar valor para o negócio, se faz necessária a implantação de uma metodologia que auxilie a área de TI na seleção das demandas. No entanto, não existe um método padrão aplicável a todas as empresas. Cada uma deve entender o seu cenário e os objetivos estratégicos da companhia afim de identificar os fatores de priorização e classificação que podem auxiliar a TI na tomada de decisão. Um método já apresentado anteriormente e que poder apoiar a área de TI da sua empresa no que diz respeito a seleção de demandas de TI está disponível no Portal do Conhecimento: “Portfólio de Serviços de TI: Método de seleção multivariável”.
Veja também:
[Blog] Cinco passos para transformar sua organização com a TI
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