Adaptações e inovações de toda ordem fazem parte do ciclo de vida das empresas. Dependendo da profundidade, estas situações podem demandar a realização de grandes mudanças na organização, como a transformação do modelo de negócio, a entrada em novos mercados, o aumento do nível de governança, dentre outras possibilidades.

Estas transformações devem estar alinhadas à estratégia do negócio e exigem grandes esforços das diversas áreas para sua implementação. Nesse sentido, a TI tem exercido um papel cada vez mais importante para o sucesso de tais movimentos, sobretudo diante da Transformação Digital que vivemos atualmente, a qual oferece oportunidades aos negócios através da inserção de novas tecnologias e processos digitais.

Diante deste cenário, são apresentados abaixo cinco passos importantes, de acordo com a perspectiva da gestão de processos, para um projeto de revisão da área de TI de uma organização em movimento de transformação:

1º passo – Alinhar os objetivos estratégicos da TI com os objetivos do negócio

Para que a TI possa suportar uma nova estratégia dentro da companhia, investimentos podem ser inevitáveis e, quando o assunto é tecnologia, sabemos que não costumam ser baixos. Portanto, com o propósito de evitar que as expectativas de retorno não se concretizem, é determinante garantir o alinhamento dos objetivos da TI e do negócio.

O método de cascateamento sugerido pelo COBIT® 5 é uma ótima alternativa para alinhar os objetivos de negócio e da TI. Tal método permite traduzir as necessidades e tendências da organização em objetivos genéricos de negócio e desdobrá-los em objetivos para a TI. A partir disso é gerado um mapa estratégico da TI, no qual é representado de forma gráfica este alinhamento.

2º passo – Definir os processos críticos de TI que devem ser melhorados ou implementados

2º passo – Definir os processos críticos de TI que devem ser melhorados ou implementados

Com os objetivos de TI em mãos, é preciso entender quais são os processos cruciais da área que apoiarão a organização no atingimento desses objetivos. O próprio método citado acima auxilia nesta definição por meio do desdobramento dos objetivos de TI em processos relacionados. Para cada um destes, o COBIT® 5 apresenta níveis de capacidade, o que permite às organizações entenderem a realidade de seus processos e definirem metas de melhoria. A Bridge oferece para seus parceiros, por exemplo,  uma ferramenta de consultoria digital chamada ProGuide, que além de indicar o grau de capacidade, orienta as organizações ao apontar ações para o preenchimento dos gaps identificados em cada processo.

3º passo – Definir quais processos de negócio são críticos para a transformação e que merecem maior atenção da TI

3º passo – Definir quais processos de negócio são críticos para a transformação e que merecem maior atenção da TI

É essencial, também, conhecer os processos das áreas de negócio que são críticos neste movimento de mudança. Para isso, os objetivos estratégicos de negócio são fundamentais. Se um objetivo, por exemplo, é o de expansão no mercado, pode-se analisar quais processos são sensíveis ao aumento esperado no fluxo de transações comerciais. Assim, a TI poderá definir ações de apoio, como a automatização de alguns processos, tornando-os escaláveis.

Neste momento, o importante é que a TI trabalhe em conjunto com as áreas de negócio, com amplo entendimento da cadeia de valor da organização, para então priorizar suas demandas frente ao planejamento estratégico. Isso pode ser feito através do mapeamento dos processos, para levantar suas dificuldades e listá-las como necessidades de novas tecnologias, ações ou serviços de TI.

4º passo – Garantir uma arquitetura de sistemas e infraestrutura adequadas às necessidades atuais e futuras da organização

Neste passo, sugerimos analisar criticamente a lista de necessidades gerada no passo anterior para definir possíveis melhorias ou atualizações na arquitetura de sistemas e na infraestrutura de TI. O importante é garantir que os sistemas utilizados atendam aos requisitos dos processos de forma otimizada, em relação ao custo e ao desempenho. Por outro lado, a infraestrutura deve conter componentes e serviços aderentes à realidade do negócio, a fim de assegurar estabilidade e capacidade, evitando riscos elevados. É interessante, realizar benchmarkings e pesquisas de modo a reconhecer as melhores práticas dos players de mercado.

5º passo - Manter uma equipe capaz de enfrentar o desafio

Por fim, são as pessoas que realizam as transformações na organização, logo, é preciso garantir o preparo e alinhamento da equipe de TI para lidar com o desafio da mudança. Dessa forma, é importante definir uma matriz de competências adequada às tecnologias e aos processos. Deve-se estimular o comportamento e a atitude da equipe em busca da melhoria contínua. Para isso, pode-se contar com as boas práticas do Lean IT, conforme exposto no post “Enfrentando a Crise com o Lean IT”.

A revisão da área de TI cria diversas oportunidades de melhoria que estão vinculadas à implementação de novos processos, elevação da capacidade dos processos estabelecidos, revisão de tecnologias, dentre outras. Como é improvável que uma organização consiga começar todas essas iniciativas em paralelo, recomenda-se priorizar as ações mais relevantes estrategicamente. Isso será fundamental para poupar recursos e ordenar os esforços de maneira otimizada.

Raphael Melo é graduado em Engenharia Química pela UFRJ e consultor na Bridge Consulting. Atua na gestão de projetos de Infraestrutura de TI na área de saúde e possui certificação ITIL® Foundation, experiência em sistemas e processos logísticos no segmento de varejo.