Robotic Process Automation (RPA): ultrapasse o básico com uma abordagem de processos

Como evidenciado acima, a redução de custos é apenas uma entre as vantagens oferecidas pela tecnologia. No entanto, para obter tais resultados, qual o caminho para aumentar as chances de sucesso no uso de RPA?

Em consonância ao artigo “Before Automating Your Company’s Processes, Find Ways to Improve Them”, publicado pela Harvard Business Review (HBR), tão importante quanto a automação de um processo em si é o seu trabalho prévio de otimização.

Como já consolidado na literatura sobre Lean, é sabido que os processos de negócio são geralmente complexos e podem conter etapas pouco eficientes, não agregadoras de valor e muitas das vezes descartáveis. Em muitos casos, inclusive, as regras de negócio não passam por revisões periódicas, perdendo sentido ao longo do tempo.

Dado este cenário, é fundamental o entendimento de que o uso de RPA vai além da automação, isto é, não está limitado à programação de linhas de código. É essencial que os processos candidatos ou selecionados à robotização sejam devidamente preparados antes da fase de desenvolvimento, passando por etapas de mapeamento, análise, redesenho e simplificados sempre que possível.

Desse modo, os esforços posteriores com governança e sustentação poderão ser minimizados, colaborando para o atingimento dos resultados esperados com a tecnologia.

Uma das etapas mais importantes do trabalho de otimização prévia à robotização de processos é a identificação e o mapeamento exaustivo de erros na execução.

O caminho fluido e ideal de um processo é apenas um dentre muitos a serem seguidos, já que desvios ocorrem e falhas são cometidas com maior ou menor frequência, sejam elas ocasionadas por ações humanas ou por limitações de ferramentas e ambientes.

É importante destacar que, se não forem programados para tal, robôs não são proativos na identificação e tratamento de problemas na execução de processos. Por isso, quanto mais criterioso for o método adotado para mapeamento e tratamento de erros das atividades a serem executadas, maiores as chances de sucesso na implantação de processos robotizados.

Em alguns cenários, tanto em processos manuais como automatizados, desvios podem ser tolerados e aceitos desde que devidamente gerenciados pelas organizações. Porém, a ocorrência de erros em etapas críticas como, por exemplo, no envio de saldos financeiros para um cliente, pode gerar não somente perdas econômicas como colocar em xeque a credibilidade de uma organização quanto ao serviço prestado.

Um dos parceiros da Bridge, atuante no ramo de segurança e logística de transporte de valores, teve como principal motivação para a implantação de RPA justamente a necessidade de se resguardar em relação a esse tipo de ocorrência, se apoiando na capacidade potencial da tecnologia de reduzir erros e garantir maior confiabilidade às informações financeiras diariamente reportadas aos seus clientes.

Durante o trabalho de mapeamento, os processos de envio de relatórios financeiros apresentaram diversas nuances e variações, inicialmente não evidenciadas, que poderiam tornar ainda mais complexa a sustentação futura, caso o trabalho prévio à robotização não tivesse sido criterioso.

Em dois processos robotizados, por exemplo, foram mapeados e incluídos na programação do robô, respectivamente, onze e quatorze cenários suscetíveis a eventuais equívocos humanos. Isso significa que a automação eliminou por completo a ocorrência de uma gama de erros possíveis, evitando assim incidentes que poderiam ocasionar atrasos e inconsistências no envio dos relatórios.

Apesar do caso exemplificado, segundo levantamento realizado pela Gartner em 2019, apenas 29% das organizações que introduziram o RPA aplicaram a tecnologia em processos financeiros. Esse baixo percentual é justificado pelo receio de gestores que defendem que falhas na automação de relatórios financeiros representam alto risco para o negócio.

Por outro lado, para aqueles que superam essa barreira inicial, a escolha por RPA pode ser bastante agregadora e benéfica, possibilitando ganhos de compliance e maior robustez a processos críticos.

As vantagens dessa tecnologia, portanto, podem ir muito além dos já conhecidos retornos com performance e redução de custos diretos com humanos. O uso de robôs em processos padronizados pode reduzir significativamente a incidência de desvios conhecidos, porém não desejados, nos processos da sua organização, garantindo maior confiabilidade às informações trabalhadas. Além de diminuir o tempo gasto por colaboradores corrigindo e tratando problemas, resultando em maior engajamento das equipes ao estarem alocados em tarefas de maior valor agregado.

A Bridge Consulting possui expertise no tema RPA, dispondo de um modelo de excelência composto por níveis que se relacionam com princípios e habilitadores de implantação, sendo capaz de apoiar a sua organização desde a otimização até a robotização dos processos.

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